CrmViet Support

Quy trình doanh nghiệp là mô tả trực quan về quy trình kinh doanh, giúp bạn dễ dàng sắp xếp các quy trình, xác định từng bước, quyết định ai sẽ phụ trách việc gì, thiết lập điều kiện và tự động hóa hành động.

Tính năng: Quy trình doanh nghiệp tự động thêm giao dịch theo trạng thái hợp đồng.

Trường hợp áp dụng: Khi khách hàng muốn thay đổi trạng thái hợp đồng thì sẽ tự động sinh giao dịch và phân cho nhân viên.

1. Thiết lập pipeline

Thiết lập pipeline là thiết lập các trạng thái cần sử dụng trong quy trình doanh nghiệp

– Bước 1: Vào bánh răng cài đặt > Pipeline

– Bước 2: Ấn Thêm mới > nhập các trường thông tin Tên hệ thống và Chọn module tương ứng cho hệ thống > Lưu

– Bước 3: Tại màn hình chi tiết pipeline, ấn Chọn trạng thái để thêm các trạng thái vào pipeline

Sau khi tích chọn các trạng thái cần sử dụng trong quy trình> ấn Lưu

Như vậy, đã hoàn thiện thiết lập pipeline.

2. Thiết lập Quy trình doanh nghiệp

Khi đã hoàn thiện pipeline, tiến hành thiết lập quy trình doanh nghiệp

– Bước 1: Vào bánh răng cài đặt > Chọn Quy trình doanh nghiệp

– Bước 2: Ấn Thêm mới > nhập các trường thông tin Tên quy trình, chọn Module áp dụng và chọn pipeline đã tạo tương ứng

– Bước 3: Chọn điều kiện để áp dụng quy trình trong Hợp đồng bán ra

Người dùng ấn thêm mới để cài đặt điều kiện và chọn điều kiện tương ứng

Có 2 loại điều kiện:

1. Loại hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, Đại lý, Bán lẻ,…..
2. Giá trị hợp đồng:

• Giá trị bằng: =
• Giá trị lớn hơn: >
• Giá trị nhỏ hơn: <
• Giá trị lớn hơn hoặc bằng: >=
• Giá trị nhỏ hơn hoặc bằng: <=
• Giá trị khác: !=

– Bước 4: Sau khi đã thiết lập xong, ấn Lưu để lưu lại thông tin

– Bước 5: Sau khi thêm mới xong, để thiết lập tiếp quy trình tự động. Tại màn hình chi tiết quy trình, ấn (+) để thêm thiết lập các bước của quy trình

Ở thiết lập này có ý nghĩa là: Thiết lập các bước quy trình và trong mỗi bước đó sẽ có các công việc cần phải hoàn thành. ( Các giao dịch/công việc sẽ tự động thêm mới)

Thêm các bước:

(1)  Nhấn dấu cộng để thêm quy trình

(2)  Chọn trạn g thái hiện tại

(3) Chọn trạng thái kế tiếp

(4) Nhập tên Bước chuyển tiếp

(5) Nhấn biểu tượng save để Lưu lại

Thiết lập các công việc (giao dịch) cần thực hiện trong Bước 1:

• Nhấn vào biểu tượng chuyển – Hiển thị bảng thiết lập Bước 1 bên phải
• Nhấn thêm mới (To-Do-List) để thêm giao dịch (các công việc cần làm)
• Nhập tên giao dịch, chọn loại giao dịch và chọn người thực hiện giao dịch đó
• Xong nhấn biểu tượng Save để Lưu giao dịch

 

Các bước tiếp theo cũng thiết lập tương tự như Bước 1.

 

 3. Cách thao tác dựa theo quy trình đã cài đặt (Áp dụng pipeline vào Hợp đồng bán ra)

Sau khi thiết lập, để module Hợp đồng bán ra được áp dụng quy trình đó. Người dùng thao tác như sau:

– Bước 1: Vào tab Kinh doanh> Chọn Hợp đồng bán ra> Thêm mới hợp đồng

(1) Chọn Loại hợp đồng: Đại lý

(2) Giá trị Hợp đồng: (Theo điều kiện giá trị hợp đồng =1.000.000)

(3) Chọn Pipeline: Hệ thống 1

(4) Chọn trạng thái bắt đầu của quy trình (Đang thực hiện)

Nhập thông tin Hợp đồng xong thì sẽ ấn Lưu

Chi tiết Hợp đồng bán ra sẽ hiển thị Bước chuyển tiếp – Bước 1. Như vậy là pipeline ‘Hệ thống 1’ đã được áp dụng trong Hợp đồng

Khi áp dụng pipeline thì sẽ không sử dụng được thanh trạng thái hợp đồng ( không tự điều chỉnh thay đổi trạng thái hợp đồng được)

Nhấn vào Bước 1 sẽ hiển thị popup các công việc cần làm để chuyển sang Bước 2

Khi áp dụng pipeline thì các giao dịch trong bước 1 sẽ tự động thêm mới như hình:

+ Vào tab Kinh doanh> Chọn Giao dịch với khách hàng

+ Lưu ý: Ai là người phụ trách/thực hiện giao dịch thì mới có quyền tích hoàn thành công việc. Ví dụ: demo là người thực hiện Công việc 1 thì sẽ tích chọn hoàn thành và Lưu

Khi hoàn thành Công việc 1 thì Bước 1 sẽ hiển thị hoàn thành 50%

 

Khi demo tích chọn hoàn thành Công việc 1 thì Giao dịch cũng tự động chuyển trạng thái Đã hoàn thành

Tương tự, khi hoàn thành hết các công việc trong bước 1 thì sẽ chuyển sang bước 2.

Một số lưu ý khi sử dụng: 

• Thêm mới hợp đồng phải chọn đúng điều kiện và trạng thái hợp đồng thì mới sử dụng được Pipeline.

• Khi Hợp đồng đã áp dụng pipeline:  nếu khách hàng thay đổi giá trị hợp đồng hoặc loại hợp đồng thì sẽ mất và sẽ không dùng được thanh trạng thái hợp đồng không sử dụng được nút ‘Thay đổi trạng thái’​.

4. Phân quyền pipeline và quy trình doanh nghiệp

Bước 1: Vào bánh răng cài đặt> Chọn Nhóm quyền

Bước 2: Vào chỉnh sửa nhóm quyền> Tích chọn các quyền cần phân cho nhân viên

Bước 3: Ấn Cập nhật để lưu lại 

Bước 4: Vào cài đặt> Chọn Nhân viên

Bước 5: Nhấn biểu tượng phân quyền để cập nhật lại phân quyền cho nhân viên

Request để tạo và quản lý các công việc hàng ngày, hàng tuần của nhân viên.

Trong 1 Request sẽ có nhiều Checklist (là đầu mục các công việc cần phải làm)

Request cũng để tạo ra các công việc có quy trình các bước, và các công việc này thường xuyên lặp lại ví dụ: cài đặt máy cần các bước 1,2,3. Đi gặp khách hàng cần các bước như chuẩn bị giấy tờ, tư vấn, biên bản gặp mặt, gửi email sau khi gặp mặt.

I.Thêm mới Loại Request

1.Vào mục Hỗ trợ/ Chọn Request/ Loại  Request

2. Click vào nút Thêm mới

3. Nhập tên Loại Request

Ví dụ: Thêm loại Request là: Công việc hàng ngày

4. Thêm các Checklist

Thường các checklist sẽ để các mục công việc chính mình phải làm khi thực hiện Request (Công việc)

Nếu không có các checklist (công việc) cố định thì mình sẽ để trống danh sách checklist. Chỉ điền tên Loại Request

5. Click vào nút Lưu để hoàn thành thêm mới Loại Request

II. Thêm mới Request

1. Vào mục Hỗ trợ/ Chọn Request/ Request

2. Click vào nút Thêm mới

Hiển thị màn hình Thêm mới Request:

• (1) Nhập tên Request *(Công việc)
• (2) Chọn người phụ trách
• (3) Chọn Loại request*: Công việc hàng ngày (Loại Request đã thêm sẵn từ Phần

+ Có thể Thêm/Sửa/Xóa Checklist 

+ Thay đổi người thực hiện

+ Cập nhật tất cả Người thực hiện Checklist theo Người phụ trách Request:

+ Tạo Request (Công việc) với khách hàng: Click vào biểu tượng Sửa để chọn khách hàng

+ Request có chọn khách hàng thì sẽ hiển thị lịch sử Request trong Chi tiết khách hàng như hình. Anh/chị cũng có thể Thêm mới Request từ Chi tiết khách hàng:

3. Click nút Lưu để hoàn thành thêm mới Request

4.Màn hình Request

• Mặc định Request sẽ hiện thị theo trạng thái Request như hình 1:

+ Hoàn thành 1 hoặc 1 số checklist thì Request sẽ tự chuyển sang trạng thái đang thực hiện

+ Hoàn thành hết tất cả checklist thì Request sẽ tự chuyển sang trạng thái Đã hoàn thành

• Hiển thị theo danh sách Request: Click biểu tượng danh sách thì màn hình sẽ thay đổi

 

III. Thêm/Sửa/Xóa Checklist trong Request

• Click vào tên Request để  thêm/sửa/ xóa Checklist trong Request

• Hiển thị màn hình chi tiết Request, hiển thị danh sách các checklist