Đồng bộ dữ liệu từ cửa hàng Kiotviet

Tích hợp cửa hàng kiotviet với phần mềm CRMVIET on premise 2.2 cho phép người dùng quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm và hóa đơn từ cửa hàng một cách hiệu quả và đồng nhất.

1. Tích hợp cửa hàng

Bước 1: Chọn icon  –> Tích hợp

Hình 1

Bước 2: Tại màn hình Tích hợp, chọn Thêm mới

Hình 2

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin cửa hàng đã được cấu hình –> Lưu

Lưu ý: Tích chọn toàn bộ loại dữ liệu đổ về gồm: Khách hàng, sản phẩm, hợp đồng

Hình 3

2. Đồng bộ dữ liệu từ kiotviet

2.1. Đồng bộ dữ liệu cũ

Trong trường hợp tích hợp kiotviet vào CRMVIET 2.2 khi cửa hàng đang có dữ liệu cũ, người dùng chọn đồng bộ dữ liệu hiện tại về trước.

Tại màn hình Tích hợp hiển thị cửa hàng mà người dùng đã tích hợp, Chọn đồng bộ các loại dữ liệu: Khách hàng, Sản phẩm, Hợp đồng (từ thông tin hóa đơn trên kiotviet)

Hình 4

2.2. Webhook

Mỗi khi người dùng thêm mới, import hoặc sửa thông tin (khách hàng, sản phẩm, hóa đơn) trên KIOTVIET thì toàn bộ thông tin sẽ được cập nhật về CRMVIET 2.2

Hình 5

 

Hình 6

 

Quy tắc chuyển chủ sở hữu

Thiết lập quy tắc chuyển chủ sở hữu nhằm tự động hóa phân chia quyền phụ trách các khách hàng theo các điều kiện nhất định được thiết lập sẵn.

1. Thêm mới quy tắc

Bước 1: Click icon trên thanh menu, chọn Quy tắc chuyển chủ sở hữu tại phần Cài đặt

Hình 1

Bước 2: Tại màn Quy tắc, chọn Thê m mới

Hình 2

Bước 3: Thiết lập các quy tắc:

  • Tên: Tên của quy tắc

Hình 3

  • Sự kiện: Khi hành động này xảy ra trên hệ thống sẽ kích hoạt quy tắc này. Gồm 2 sự kiện: Thêm mới khách hàng, Sửa thông tin khách hàng.

Hình 4

  • Giao cho: Người phụ trách mới của khách hàng được chuyển. Có thể là 1 nhân viên cụ thể, cũng có thể giao cho 1 phòng ban. Nếu giao cho 1 phòng ban thì số lượng khách hàng đó được phân bổ xoay vòng theo thứ tự các nhân viên trong phòng ban đó.

Hình 5

  • Điều kiện: Các thông tin liên quan đến khách hàng thỏa mãn các điều kiện của quy tắc sẽ được chuyển đổi chủ sở hữu.
    • Bao gồm 5 điều kiện: Nguồn gốc, Nhóm khách hàng, Social page, Người tạo, Người sửa.
      • Nguồn gốc: Thông tin nguồn gốc khách hàng
      • Nhóm khách hàng: Khách hàng thuộc nhóm nào
      • Social page: Khách hàng được đồng bộ từ facebook page nào
      • Người tạo: User thêm mới khách hàng đó
      • Người sửa: User sửa thông tin khách hàng đó
    • 2 phép so sánh: “=” (là), “!=” (không là)

Ví dụ: Nguồn gốc = Quảng cáo –> Ý nghĩa: Những khách hàng nào có nguồn gốc là quảng cáo thỏa mãn điều kiện quy tắc.

Hình 6

  • Bằng cách click icon bên phải dòng điều kiện, người dùng có thể thêm nhiều điều kiện trong 1 quy tắc. Khi có từ 2 điều kiện trở lên, mối quan hệ các điều kiện là AND, tức là thỏa mãn đồng thời các điều kiện đó thì khách hàng mới được chuyển chủ sở hữu.

Bước 4: Chọn Lưu để lưu quy tắc.

Hình 7

2. Sửa quy tắc

Bước 1: Tại màn Quy tắc, chọn Sửa tại dòng quy tắc cần chỉnh sửa

Hình 8

Bước 2: Tại popup Sửa quy tắc, người dùng thay đổi các thông tin, điều kiện. Sau đó chọn Lưu để lưu thay đổi.

Hình 9

3. Xóa quy tắc

Bước 1: Tại màn Quy tắc, chọn Xóa tại dòng quy tắc cần xóa

Hình 10

Bước 2: Màn hình hiển thị popup xác nhận hành động xóa quy tắc, người dùng chọn Xóa để đồng ý xóa, chọn Bỏ qua để hủy bỏ.

Hình 11

4. Tìm kiếm quy tắc

Tại màn quy tắc, người dùng nhập từ khóa theo tên quy tắc và chọn Tìm kiếm để tìm.

Hình 12

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Thiết lập đồng bộ dữ liệu

Thiết lập đồng bộ dữ liệu cho phép người dùng đồng bộ các dữ liệu tiềm năng từ nguồn facebook & webform trên bản cloud xuống bản premise.

Bước 1: Click icon trên thanh menu, chọn Đồng bộ dữ liệu tại phần Cài đặt

Hình 1

Bước 2: Tại màn Đồng bộ dữ liệu, chọn Sửa

Hình 2

Bước 3: Để thiết lập đồng bộ dữ liệu đổ về từ bản cloud, người dùng cần:

  • Email & Password: Đây là thông tin đăng nhập tài khoản bản cloud
  • Nguồn: Người dùng tích chọn nguồn nào (Facebook, Webform) thì tiềm năng từ nguồn đó sẽ được đồng bộ về
  • Tự động: Có thể thiết lập đồng bộ tự động theo chu kì (5 – 10 – 15 phút)
  • Điều kiện đồng bộ: Khi người dùng tích chọn Có SĐT hoặc Có email thì tiềm năng có chứa thông tin đó mới được đồng bộ về. Nếu tích chọn cả 2 thì tiềm năng phải chứa cả sđt và email mới được đồng bộ về. Nếu không tích chọn điều kiện nào thì mọi tiềm năng dù có chứa sđt, email hay không đều được đồng bộ.

Hình 3

Bước 4: Chọn Lưu để hoàn thành cài đặt.

Lưu ý:

  • Chỉ có tiềm năng được đồng bộ. Những tiềm năng từ nguồn facebook/webform đã được chuyển đổi thành khách hàng sẽ không được đồng bộ về.
  • Có thể đồng bộ thủ công tại màn hình danh mục khách hàng trên bản premise.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Thiết lập trùng lặp dữ liệu

Thiết lập trùng lặp dữ liệu giúp nhà quản trị phân hóa dữ liệu đầu vào theo yêu cầu riêng của công ty, dữ liệu nào bắt buộc phải nhập, dữ liệu nào sẽ được kiểm tra để tránh trùng lặp trên hệ thống.

Điều này giúp cho những người sử dụng dữ liệu luôn có những thông tin mình cần và loại bỏ đi những thông tin rác gây nhiễu do sự trùng lặp.

Bước 1: Click icon trên thanh menu, chọn Trùng lặp dữ liệu tại phần Cài đặt

Hình 1

Bước 2: Màn hình hiển thị danh sách các dữ liệu có thể yêu cầu bắt buộc, kiểm tra trùng. Người dùng chọn Cài đặt

Hình 2

Bước 3: Mỗi trường dữ liệu đều cho phép kiểm tra trùng và yêu cầu bắt buộc.

Tại dòng dữ liệu:

  • Tích chọn ô vuông Trường trùng để kiểm tra trùng lặp
  • Tích chọn ô vuông Trường bắt buộc để yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu đó
  • Tích chọn cả 2 để dữ liệu đầu vừa yêu cầu bắt buộc, vừa được kiểm tra trùng

Hình 3

Bước 4: Chọn Cập nhật để lưu thông tin cài đặt.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Điểm thưởng

Điểm thưởng áp dụng cho cơ chế tích và đổi điểm cho các hợp đồng thanh toán của khách hàng. Dựa trên giá trị hợp đồng của khách hàng để tích điểm và chiết khấu giá trị thanh toán thông qua đổi điểm thưởng.

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Điểm thưởng

– Bước 2: Chọn Thiết lập tại màn hình Tham số điểm thưởng

– Bước 3: Người dùng nhập giá trị các tham số điểm thưởng >Lưu

  • Bao nhiêu tiền thì tích được 1 điểm thưởng: Quy đổi giá trị hợp đồng thành điểm tích
  • 1 điểm thưởng đổi ra được bao nhiêu tiền: Đổi điểm đã tích thành chiết khấu giá trị hợp đồng thanh toán
  • Số lần mua hàng lớn hơn bao nhiêu mới được đổi điểm thưởng: Sau mấy lần mua hàng thì bắt đầu được đổi điểm thưởng
  • Số điểm thưởng tối thiểu còn lại để được đổi ra tiền: Người dùng cần giữ lại tối thiếu số điểm này để có thể đổi điểm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Nguyên nhân cơ hội thất bại

Định nghĩa các nguyên nhân cơ hội thất bại để thống kê chi tiết nguyên nhân tại sao các cơ hội bán hàng lại thất bại để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định, thay đổi chính sách bán hàng phù hợp.

Phần này sẽ liên quan đến báo cáo nguyên nhân cơ hội thất bại.

1. Thêm mới nguyên nhân cơ hội thất bại

Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Nguyên nhân cơ hội thất bại

– Bước 2: Màn hình danh sách nguyên nhân cơ hội thất bại > chọn Thêm mới

– Bước 3: Tại màn hình Thêm mới nguyên nhân cơ hội thất bại, người dùng nhập các thông tin > Lưu

2. Sửa nguyên nhân cơ hội thất bại

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Nguyên nhân cơ hội thất bại

– Bước 2: Tại màn hình danh sách nguyên nhân cơ hội thất bại > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 3: Người dùng thay đổi những thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa nguyên nhân cơ hội thất bại

– Bước 1: Tại màn hình Sửa nguyên nhân cơ hội thất bại > chọn Xóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa hay không, chọn Xóa để xác nhận, chọn Không để hủy hành động xóa

4. Tìm kiếm nguyên nhân cơ hội thất bại

Tại màn hình danh sách nguyên nhân cơ hội thất bại, người dùng nhập từ khóa theo tên nguyên nhân hoặc mô tả để tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Mức độ ưu tiên ticket

Định nghĩa các mức độ ưu tiên giải quyết ticket, sử dụng để gắn cho các loại ticket khác nhau, ticket nào cấp bách hơn, ticket nào quan trọng hơn cần giải quyết trước.

1. Thêm mới mức độ ưu tiên ticket

Bước 1: Click icon trên thanh menu, chọn Mức độ ưu tiên ticket tại phần Danh mục

Hình 1

Bước 2: Tại màn Mức độ ưu tiên ticket, chọn Thêm mới

Hình 2

Bước 3: Tại màn Thêm mới mức độ ưu tiên ticket, người dùng nhập thông tin Mức ưu tiên, thời gian giải quyết (theo phút, giờ, ngày), mô tả & chọn Lưu để hoàn thành thêm mới

Hình 3

2. Sửa mức độ ưu tiên ticket

Bước 1: Tại màn Mức độ ưu tiên ticket, chọn Sửa tại dòng Mức ưu tiên cần thay đổi

Hình 4

Bước 2: Tại màn Sửa mức độ ưu tiên ticket, người dùng thay đổi những thông tin và chọn Cập nhật để lưu các thay đổi, chọn Trở về để hủy sửa

Hình 5

3. Xóa mức độ ưu tiên ticket

Bước 1: Tại màn Sửa mức độ ưu tiên ticket, người dùng chọn Xóa

Hình 6

Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận hành động xóa, người dùng chọn Xóa để đồng ý xóa, chọn Trở về để hủy hành động xóa.

Hình 7

Lưu ý: Mức độ ưu tiên ticket được gắn liền với ticket khi được thêm mới nên để xóa mức độ ưu tiên ticket, người dùng cần xóa ticket thuộc mức độ ưu tiên đó trước.

4. Tìm kiếm mức độ ưu tiên ticket

Tại màn Mức độ ưu tiên ticket, người dùng nhập từ khóa theo Mức ưu tiên hoặc mô tả, sau đó chọn Tìm kiếm để tìm

Hình 8

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Loại hợp đồng

Định nghĩa loại hợp đồng nhằm mục đích phân loại các hợp đồng trên hệ thống theo tính chất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

1. Thêm mới loại hợp đồng

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại hợp đồng

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Loại hợp đồng > chọn Thêm mới

– Bước 3: Tại màn hình Thêm mới loại hợp đồng, người dùng nhập các thông tin Loại hợp đồng (bắt buộc), mô tả > Lưu

2. Sửa loại hợp đồng

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại hợp đồng

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Loại hợp đồng > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 3: Người dùng thay đổi những thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa loại hợp đồng

– Bước 1: Tại màn Sửa loại hợp đồng > chọn Xóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa hay không, chọn Xóa để xác nhận, chọn Không để hủy hành động xóa

Lưu ý: Loại hợp đồng luôn gắn liền với các hợp đồng tồn tại trên hệ thống nên để xóa được loại hợp đồng thì cần xóa hợp đồng thuộc loại hợp đồng đó trước.

4. Tìm kiếm loại hợp đồng

Tại màn hình danh sách loại hợp đồng, người dùng nhập từ khóa theo tên loại hợp đồng hoặc mô tả để tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Loại hàng hóa

Định nghĩa các loại hàng hóa tùy thuộc tính chất sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp, sử dụng để phân loại hàng hóa trên hệ thống.

1. Thêm mới loại hàng hóa

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại hàng hóa

– Bước 2: Tại màn hình Loại hàng hóa > chọn Thêm mới

– Bước 3: Màn hình hiển thị popup Thêm mới loại hàng hóa. Tại đây người dùng chọn loại hàng hóa cấp cha (Hoặc chọn loại hàng hóa mặc định để loại đó ở cấp ngoài cùng)  > nhập thông tin tên, mã loại hàng hóa > Lưu

Màn Loại hàng hóa hiển thị:

  • Sơ đồ cây các loại hàng hóa lớn, loại hàng hóa con
  • Danh sách tất cả các loại hàng hóa & tổng số lượng hàng hóa trên hệ thống

2. Sửa loại hàng hóa

– Bước 1: Tại màn hình Loại hàng hóa > chọn loại hàng hóa cần sửa tại sơ đồ cây > Sửa loại hàng hóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup Sửa loại hàng hóa. Tại đây người dùng thay đổi những thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa loại hàng hóa

Cũng tại popup Sửa loại hàng hóa, người dùng chọn Xóa để xóa loại hàng hóa đó. Chọn Bỏ qua để hủy hành động xóa.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Loại nhà cung cấp

Loại nhà cung cấp là nơi phân loại các nhà cung cấp hàng hóa theo các đặc tính khác nhau phụ thuộc vào từng doanh nghiệp.

1. Thêm mới loại nhà cung cấp

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại nhà cung cấp

– Bước 2: Tại màn hình Loại nhà cung cấp > chọn Thêm mới

– Bước 3: Nhập các thông tin Loại nhà cung cấp > Lưu

2. Sửa loại nhà cung cấp

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Loại nhà cung cấp > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 2: Chỉnh sửa các thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa loại nhà cung cấp

– Bước 1: Tại màn Sửa loại nhà cung cấp > chọn Xóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa hay không, chọn Xóa để xác nhận, chọn Không để hủy hành động xóa

Lưu ý: Loại nhà cung cấp được gắn liền với các nhà cung cấp trên hệ thống nên để xóa loại nhà cung cấp thì người dùng cần xóa các nhà cung cấp thuộc loại đó trước.

4. Tìm kiếm loại nhà cung cấp

Tại màn hình danh sách loại nhà cung cấp, người dùng nhập từ khóa theo mã loại nhà cung cấp hoặc theo tên loại để tìm kiếm.

5. Danh sách nhà cung cấp cùng loại

Tại màn Loại nhà cung cấp, chọn biểu tượng Chi tiết tại bản ghi loại nhà cung cấp cần xem

Trong chi tiết loại nhà cung cấp hiển thị danh sách toàn bộ những nhà cung cấp thuộc loại đó. Ở đây người dùng có thể thực hiện ngay các thao tác xem/sửa nhà cung cấp thuộc danh sách.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ. 

Chức vụ liên hệ

Chức vụ liên hệ là danh sách những chức vụ sử dụng cho việc chi tiết hóa thông tin liên hệ khi thêm mới liên hệ.

1. Thêm mới chức vụ liên hệ

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Chức vụ liên hệ

– Bước 2: Tại màn hình Chức vụ liên hệ > chọn Thêm mới

– Bước 3: Nhập tên chức vụ (bắt buộc) và mô tả chức vụ > Lưu

2. Sửa chức vụ liên hệ

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Chức vụ liên hệ > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 2: Tại màn hình Sửa chức vụ liên hệ, thay đổi các thông tin Tên chức vụ & mô tả chức vụ > Cập nhật

3. Xóa chức vụ liên hệ

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Chức vụ liên hệ > chọn biểu tưởng Sửa

– Bước 2: Tại màn hình Sửa chức vụ liên hệ > chọn Xóa

– Bước 3: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa chức vụ, chọn Xóa để đồng ý xóa, chọn Không để hủy hành động xóa chức vụ liên hệ đó.

4. Tìm kiếm chức vụ liên hệ

Tại màn Chức vụ, Nhập từ khóa tên chức vụ và click chọn Tìm kiếm để lọc ra những chức vụ cần tìm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Nguồn gốc

Nguồn gốc là tất cả những nguồn mà dữ liệu khách hàng đổ về phần mềm, hỗ trợ phân loại khách hàng để đánh giá nguồn nào mang lại nhiều khách hàng tiềm năng và áp dụng chiến lược chăm sóc khác nhau.

1. Thêm mới nguồn gốc

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Nguồn gốc

– Bước 2: Tại màn hình Nguồn gốc > chọn Thêm mới

– Bước 3: Tại màn hình Thêm mới Nguồn gốc > nhập 2 trường Key và Tên. Sau đó chọn Lưu để hoàn thành thêm mới

  • Key: Từ khóa chính
  • Tên: Tên hiển thị đầy đủ của nguồn gốc

Lưu ý: Nếu nguồn gốc về từ Kiotviet, nhập key = retailer.

2. Sửa nguồn gốc

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Nguồn gốc > chọn biểu tượng sửa Sửa

– Bước 2: Thay đổi các thông tin Key và Tên > Cập nhật để lưu lại

3. Xóa nguồn gốc

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Nguồn gốc > chọn biểu tượng sửa Sửa tại nguồn gốc

 

– Bước 2: Chọn Xóa

– Bước 3: Màn hình hiển thị popup để xác nhận hành động xóa. Chọn Có để xóa, chọn Không để hủy hành động xóa

4. Tìm kiếm nguồn gốc

Tại màn hình Nguồn gốc , nhập từ khóa Key hoặc Tên sau đó chọn Tìm kiếm để tìm kiếm nguồn gốc

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Tỷ lệ chuyển đổi theo nhân viên

Tỷ lệ chuyển đổi theo nhân viên là thống kê chi tiết tỷ lệ chuyển đổi tiềm năng thành liên hệ và khách hàng dưới sự phụ trách của từng nhân viên, trong thời gian tìm kiếm, được hiển thị tại màn dashboard.

Hình 1

Tiềm năng được chuyển đổi thành liên hệ dựa trên lượng cơ hội tạo ra trên tiềm năng đó. Khách hàng được chuyển đổi từ liên hệ khi cơ hội gắn với tiềm năng đó chuyển sang trạng thái Thành công. 

Tỷ lệ liên hệ = Số cơ hội gắn với tiềm năng / Tổng số tiềm năng

Tỷ lệ khách hàng = Số cơ hội trạng thái Thành công / Tổng số cơ hội gắn với tiềm năng

Tỷ lệ chuyển đổi = Số khách hàng / Số tiềm năng

Hình 2

Bảng thống kê này mặc định hiển thị toàn bộ tỷ lệ chuyển đổi của toàn bộ nhân viên, thời gian từ đầu đến nay. Ngoài ra, để chi tiết hóa, người dùng có thể cài đặt lọc tỷ lệ đó theo phòng ban và thời gian tìm kiếm mong muốn.

Hình 3

Các bước cài đặt lọc:

Bước 1: Click chọn icon 

Bước 2: Lựa chọn thời gian lọc Từ ngày – Đến ngày và Phòng Ban

Bước 3: Chọn OK để lưu

Hình 4

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.