- Thiết lập mã sẽ cho phép người dùng cài đặt tự động sinh mã cho các đối tượng tương ứng trên phần mềm: Khách hàng, Hàng hóa, Cơ hội, Báo giá,…
- Người dùng cài đặt mã theo nguyên tắc (định nghĩa trong doanh nghiệp), các đối tượng được tạo mới sẽ tự động được sinh ra theo cấu trúc mã đã được cài đặt với bộ đếm tăng dần.
- Nếu người dùng không sử dụng tính năng này, thì các đối tượng tạo mới, trường thông tin Mã sẽ là trống, lúc này, người dùng sẽ thao tác nhập vào để lưu trữ thông tin.
1. Cài đặt thiết lập mã
– Tại màn hình trang chủ > Chọn biểu tượng bánh răng > Thiết lập mã
– Màn hình hiển thị cài đặt Thiết lập mã
– Chọn vào đối tượng người dùng muốn cài đặt mã trên thanh menu trái
– Click On để bật cài đặt
– Nhập các thông số trong cấu trúc mã của người dùng trong Quy tắc chung:
- Tiền tố: Các ký tự đầu trong cấu trúc mã
- Hậu tố: Các ký tự cuối trong cấu trúc mã
- Độ dài: Cấu trúc mã sẽ đếm từ số thứ tự với độ dài là bao nhiêu chữ số
– Ví dụ: Doanh nghiệp AN sẽ đặt mã khách hàng theo cấu trúc KH000xAN, trong đó:
- Tiền tố: KH
- Hậu tố: AN000x:
- Độ dài mã là 4, x chạy từ 1 tăng dần theo số lượng khách hàng.
– Ngoài ra, người dùng có thể cài đặt các quy tắc riêng theo một số Quy tắc riêng có sẵn, ví dụ như trong Mã khách hàng, có thể thiết lập cấu trúc mã theo Nguồn gốc:
- Chọn Thêm Quy tắc riêng
- Nhập các thông tin và cài đặt điều kiện (người dùng có thể chọn điều kiện đúng hoặc điều kiện khác)
– Lưu ý:
- Người dùng có thể thêm nhiều quy tắc riêng
- Sau khi thêm quy tắc riêng, nhớ click on để bật cài đặt áp dụng cho thiết lập này:
2. Quá trình thêm mới sau khi thiết lập mã
– Đối với ví dụ thiết lập mã Khách hàng như sau:
- Tiền tố: KH
- Hậu tố: AP
- Độ dài: 4
Hiển thị Mã hiện tại là KH0058AP
=> Thì khách hàng thêm mới tiếp theo trên phần mềm sẽ là KH0059AP
– Để tránh trường hợp có nhiều nhân viên ấn Thêm khách hàng cùng một lúc, nên hiện tại CRMViet sẽ không cho phép hiển thị trường Mã đã thiết lập trên màn hình tạo mới và ở màn hình chỉnh sửa
– Vì vậy, sau khi hoàn thành thêm mới khách hàng/ đối tượng có cài đặt mã, thì người dùng mới có thể nhìn thấy mã của đối tượng mình vừa thêm mới.
3. Trường hợp điều chỉnh mã nếu có sự thay đổi
Vì đã là nguyên tắc, được cố định và đã thiết lập theo một quy chuẩn, nên việc thay đổi mã là rất hạn chế đối với các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Nhưng cũng có một số trường hợp đặc biệt. Vậy trong trường hợp này, nếu người dùng muốn sửa mã, CRMViet cũng sẽ cho phép sửa lại mã, người dùng thao tác như sau:
– Vào cài đặt thiết lập mã > Click Off để tắt thiết lập mã > Lưu.
Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.