Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình hoạt động khác nhau. Để thiết lập quy trình của doanh nghiệp mình, vui lòng theo dõi hướng dẫn dưới đây theo thứ tự các bước.
1. Thiết lập pipeline
– Bước 1: Vào cài đặt > Pipeline
– Bước 2: Ấn Thêm mới > nhập các trường thông tin Tên hệ thống, Mô tả và Chọn module tương ứng cho hệ thống
– Bước 3: Tại màn hình chi tiết pipeline, ấn Chọn trạng thái để thêm các trạng thái vào pipeline
Sau khi tích chọn các trạng thái tương ứng > ấn Chọn trạng thái
Như vậy, đã hoàn thiện thiết lập pipeline.
2. Thiết lập Quy trình doanh nghiệp
Khi đã hoàn thiện pipeline, tiến hành thiết lập quy trình doanh nghiệp
– Bước 1: Vào cài đặt > Chọn Quy trình doanh nghiệp
– Bước 2: Ấn Thêm mới > nhập các trường thông tin Tên quy trình, module áp dụng và chọn pipeline đã tạo tương ứng
– Bước 3: Ở danh mục điều kiện, nếu muốn mọi quy trình đều được sử dụng, người dùng sẽ bỏ trông nội dung này. Còn không, sẽ có điều kiện áp dụng cho từng loại hợp đồng hoặc các mức giá trị hợp đồng khác nhau.
Người dùng ấn thêm mới để cài đặt điều kiện và chọn điều kiện tương ứng
– Bước 4: Sau khi đã thiết lập xong, ấn Lưu để lưu lại thông tin
– Bước 5: Sau khi lưu quy trình, để thiết lập tiếp cho quy trình. Tại màn hình chi tiết quy trình vừa lưu, ấn (+) để thêm thiết lập trạng thái của quy trình
Ở thiết lập này có ý nghĩa là: Từ trạng thái hiện tại sẽ thực hiện bước chuyển tiếp là (giao dịch/ công việc nào đó được hoàn thành) thì sẽ chuyển sang trạng thái kế tiếp, ví dụ:
Từ trạng thái Chưa thực hiện > Duyệt hợp đồng > Chuyển sang trạng thái Đang thực hiện
Tiếp theo, ấn vào Bước chuyển tiếp vừa thêm, sẽ hiển thị thiết lập người duyện và công việc
- BEFORE: Người duyệt
Ấn vào biểu tượng sửa để thêm người duyệt cho bước hợp đồng này: có thể chọn 1 hoặc nhiều nhân viên hoặc có thể chọn theo vai trò là chủ sở hữu hợp đồng/ cấp trên/ trưởng phòng
- DURING: Công việc/ giao dịch cần phải hoàn thành thì mới có thể chuyển sang trạng thái kế tiếp
Ấn chọn tab DURING > chọn New item để thêm mới công việc cần thực hiện > Nhập nội dung công việc, chọn loại > Ấn Lưu
3. Cách thao tác dựa theo quy trình đã cài đặt
Sau khi thiết lập, để các module Báo giá, hợp đồng bán ra, đơn hàng được áp dụng quy trình đó. Người dùng thao tác như sau:
– Bước 1: Khi lên hợp đồng/ báo giá/ đơn hàng > chọn Pipeline áp dụng:
– Bước 2: Hợp đồng sau khi được tạo và chọn pipeline, sẽ hiển thị “Bước chuyển tiếp” trong thiết lập quy trình cho những user được cài đặt là người duyệt
– Bước 3: Khi ấn “Bước chuyển tiếp” thì sẽ hiển thị ra popup yêu cầu hoàn thành các giao dịch đã cài đặt ở mục DURING (trong Quy trình kinh doanh)
– Bước 4: Tích chọn hoàn thành các giao dịch > Lưu. Lúc này bước chuyển tiếp sẽ không hiển thị nữa > Trạng thái hợp đồng được chuyển đến trạng thái kế tiếp theo cài đặt.
Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.