Để giải quyết vấn đề bảo mật dữ liệu và chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các phòng ban khác nhau thì thiết lập quy tắc chia sẻ ra đời để giải quyết vấn đề này. Chúng ta có thể thiết lập quy tắc chia sẻ từ một vị trí đến một vị trí, từ vị trí đến nhóm, từ nhóm đến nhóm hoặc từ nhóm đến vị trí…

Các bước chia sẻ dữ liệu

Bước 1

Người dùng click vào nút More -> Click tiếp Module Thiết lập (Hình 1)

Hình 1

Bước 2

Người dùng click vào Tab “Chia sẻ dữ liệu” (Hình 2)

Hình 2

Tại đây, Có hai phần thiết lập đó là: Thiết lập mặc định và thiết lập quy tắc chia sẻ. 

-> Lưu ý: Luật chia sẻ sẽ tính theo mặc định đầu tiền rồi mới xét đến điều kiện “Thiết lập quy tắc chia sẻ” phía dưới.

1. Thiết lập chia sẻ mặc định

Thiết lập mặc định chia làm bốn chức năng riêng biệt: Riêng tư, chỉ xem,  Xem/Sửa, Xem/Sửa/Xóa.

  • Người dùng khi sử dụng chức năng “Riêng tư” có nghĩa là mọi cấp dưới và các cấp ngang hàng sẽ không thấy được dữ liệu của nhau.
  • Người dùng khi sử dụng chức năng “Chỉ xem” có nghĩa là mọi cấp dưới và các cấp ngang hàng sẽ thấy được dữ liệu của nhau tuy nhiên chỉ dừng ở mực độ chỉ xem.
  • Người dùng khi sử dụng chức năng “Xem/Sửa” có nghĩa là mọi cấp dưới và các cấp ngang hàng sẽ thấy được dữ liệu của nhau và có thể sửa được dữ liệu của nhau.
  • Người dùng khi sử dụng chức năng “Xem/Sửa/Xóa” có nghĩa là mọi cấp dưới và các cấp ngang hàng sẽ xem, sửa, xóa dữ liệu của nhau.

-> Lưu ý: Khi sử dụng các chức năng ở chế độ mặc định này thì bất cứ trường hợp nào cấp trên cũng có toàn quyền xử lý dữ liệu với cấp dưới. Thường chúng ta sẽ để chế độ mặc định là “riêng tư” để đảm bảo dữ liệu của người dùng.

2. Thêm mới luật

Thiết lập quy tắc chia sẻ

  • Người dùng chọn module mà muốn chia sẻ dữ liệu. Ví dụ ở đây là muốn chia sẻ thông tin tiềm năng, người dùng thực hiện theo thao tác như Hình 3

Hình 3

Lưu ý:

  • Khi chia sẻ từ “Chức vụ và thuộc cấp” – Tới –  một “Chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp” -> Có nghĩa là dữ liệu thuộc chủ sở hữu của chức vụ đó và thuộc chủ sở hữu của cấp dưới của chức vụ đó sẽ được chia sẻ cho chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp theo quyền được thiết lập Xem/Sửa/Xóa.
  • Khi chia sẻ từ “Chức vụ” – Tới – một “Chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp” -> Có nghĩa là dữ liệu thuộc chủ sở hữu của chức vụ đó sẽ được chia sẻ cho chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp theo quyền được thiết lập Xem/Sửa/Xóa.
  • Khi chia sẻ từ “Nhóm người dùng” – Tới – một “Chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp” -> Có nghĩa là dữ liệu thuộc chủ sở hữu của những người dùng trong nhóm đó sẽ được chia sẻ cho chức vụ/nhóm người dùng/chức vụ và thuộc cấp theo quyền được thiết lập Xem/Sửa/Xóa.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.