Check trùng khách hàng

Check trùng thông tin khách hàng giúp người dùng không nhập lên những khách hàng đã có thông tin trên phần mềm. Tùy thuộc đặc thù công việc của mỗi doanh nghiệp mà người dùng thiết lập check trùng những thông tin khách hàng khác nhau.

  • Thiết lập check trùng thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng có thể check trùng theo các tiêu chí sau: tên khách hàng, mã khách hàng, email, số điện thoại, số fax, mã số thuế địa chỉ văn phòng, mô tả, sinh nhật.

Để thiết lập check trùng thông tin khách hàng, người dùng thao tác như sau:

Cài đặt  – Thiết lập trùng lặp dữ liệu – Thiết lập – Tích  tương ứng với những tiêu chí muốn check trùng thông tin khách hàng – Cập nhật

Ví dụ: Thiết lập check trùng email khách hàng

Khách hàng A có trên phần mềm có email anha@gmail.com. Khi thêm mới khách hàng nhập khách hàng B có email anha@gmail.com phần mềm sẽ hiển thị thông báo: Email đã tồn tại trong khách hàng A thuộc chủ sở hữu xxx và không cho nhập khách hàng B lên phần mềm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Thêm giao dịch nhanh

Nhân viên kinh doanh A gọi điện cho khách hàng, cần lưu lại cuộc nói chuyện nhanh giữa hai người, lưu lại các giao dịch hẹn gặp. Vào module giao dịch để tạo giao dịch gắn với khách hàng mất quá nhiều thao tác, vì vậy tính năng thêm giao dịch nhanh sẽ giúp cải thiện.

  • Thêm giao dịch nhanh

Khi chọn thêm giao dịch nhanh chỉ cần điền tên giao dịch, mô tả, loại giao dịch mà không cần chọn khách hàng. Người dùng thêm mới giao dịch nhanh theo các thao tác sau:

Module khách hàng – Di chuột vào biểu tượng  tương ứng với khách hàng cần thêm giao dịch, chọn thêm giao dịch – Màn hình thêm giao dịch hiển thị, điền các trường bắt buộc (*) và các trường khác – Nhấn lưu

Giao dịch vừa tạo sẽ gắn với khách hàng

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Tra cứu khách hàng

Nhân viên kinh doanh A đang trực tổng đài có nhận được cuộc gọi đến của khách hàng B. Khách hàng B không thuộc chủ sở hữu của bản thân, nhân viên A cũng không biết khách hàng B đã tồn tại trên phần mềm chưa. Chức năng tra cứu khách hàng sẽ giúp nhân viên A giải quyết vấn đề này.

Người dùng vào module Khách hàng -> Tra cứu – Màn hình tiêu lọc hiển thị tất cả khách hàng có trên hệ thống.

Tra cứu khách hàng theo các tiêu chí sau: Mã khách hàng, tên khách hàng, chủ sở hữu, địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ văn phòng.

Nếu tra cứu khách hàng chưa có trên phần mềm có thể thêm khách hàng bằng cách nhấn vào thêm mới trên màn hình tiêu chí lọc.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 02473004666 để được hỗ trợ.

Nhắc sinh nhật nhân viên

Mỗi doanh nghiệp hay đơn vị kinh doanh có hàng chục, hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, để nhớ chính xác sinh nhật của nhân viên là một điều không dễ dàng. Tính năng nhắc sinh nhật nhân viên sẽ giúp cho người quản lý giải quyết được khó khăn, tạo mối quan hệ thân thiết với nhân viên.

  • Thiết lập ngày sinh nhật cho nhân viên

Mở rộng  – Quản trị – Quản lý người dùng – Sửa – Điền ngày sinh nhật của từng nhân viên – Cập nhật

  • Nhắc sinh nhật nhân viên

Mở rộng  – Màn hình nhắc sinh nhật hiển thị, nếu không có sinh nhật thì sẽ không hiển thị. Nhấn vào nhân viên để xem chi tiết

Ví dụ: Nhân viên A sinh nhật ngày 20/12, thì bắt đầu sang tháng 12 sẽ nhắc sinh nhật nhân viên A, đến ngày 21/12 sẽ không còn nhắc sinh nhật nữa.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Thay đổi trạng thái khách hàng trong chiến dịch

Thay đổi trạng thái khách hàng trong chiến dịch: Là việc người dùng cập nhật trạng thái cho khách hàng theo đúng sự xác nhận của khách hàng . Từ đó giúp cho việc gửi sms, gửi email cho khách hàng trong chiến dịch được đảm bảo chính xác, không bị bỏ sót khách hàng.

Việc trả về trạng thái khách hàng trong chiến dịch có 2 hình thức là:

  • Trạng thái được người thực hiện chiến dịch cập nhật thủ công : Marketing -> Chiến dịch -> Nhấn vào tên chiến dịch -> Nhấn vào nút thay đổi trạng thái -> Chọn trạng thái trong list trạng thái -> Nhấn nút hoàn thành.
  • Trạng thái được trả về bằng cách nhấn phím trả lời cuộc gọi tự động: Là khi người dùng sử dụng tính năng gọi tự động trong chiến dịch, khách hàng tiếp nhận cuộc gọi và nhấn phím trả lời theo cài đặt trên phần mềm sau đó trạng thái sẽ tự động được cập nhật về theo đúng phím khách hàng trả lời.

Lưu ý:

Người dùng chỉ có thể thay đổi trạng thái khách hàng theo quy luật sau:

  • Từ trạng thái “Đăng kí” sang trạng thái : Xác nhận, tham gia, hủy.
  • Từ trạng thái “Xác nhận” sang trạng thái :Tham gia, hủy.
  • Từ trạng thái “Tham gia” sang trạng thái: Hủy.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

 

Trạng thái khách hàng chiến dịch

Trạng thái khách hàng trong chiến dịch là trạng thái mà người dùng cập nhật vào cho khách hàng, hoặc trạng thái được trả về khi khách hàng bấm các phím đã cài đặt ở chức năng cuộc gọi tự động trong chiến dịch.

  • Trạng thái “Đăng kí” : Là trạng thái đầu tiên khi khách hàng đăng kí từ form đăng kí trả về hoặc bấm phím xác nhận đăng kí từ cuộc gọi tự động trả về.
  • Trạng thái “Xác nhận” : Là trạng thái được người dùng cập nhật sau khi gọn xác nhận lại các thông tin của khách hàng được đẩy từ webfrom vềlà những thông tin đúng của khách hàng đó.
  • Trạng thái “Tham gia” : Là trạng thái cập nhật khi khách hàng trả lời có tham gia chiến dịch.
  • Trạng thái “Hủy” : Là trạng thái cập nhật khi khách hàng sau khi đã đăng kí nhưng sau đó lại không tham chiến dịch nữa.

Tổng số người ở trạng thái “Đăng kí” = số người “Đăng kí” + số người “Xác nhận” + số người “Tham gia” + số người “Hủy”

Tổng số người ở trạng thái “Xác nhận” = số người “Tham gia” + số người “Xác nhận”.

Tổng số người ở trạng thái “Tham gia” = chính số người ở trạng thái “Tham gia”.

Tổng số người ở trạng thái “Hủy” = chính số người ở trạng thái “Hủy”.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lịch sử cập nhật công việc trong dự án

Lịch sử cập nhật công việc trong dự án là nơi lưu lại các hành động thêm, sửa, chuyển trạng thái… của công việc được thực hiện bởi ai, tại thời gian nào giúp cho người quản lý,người phụ trách theo dõi được những thay đổi của công việc.

Lịch sử cập nhật công việc sẽ tự sinh ra khi có hành động tác động tới công việc: thêm công việc, sửa công việc, bình luận công việc, chuyển trạng thái công việc, chuyển giao việc cho người khác….

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Xuất khẩu khách hàng chiến dịch

Xuất khẩu khách hàng chiến dịch : Xuất danh sách khách hàng ra theo bản mẫu,sau đó người dùng có thể download về và in ra. Việc này sẽ giúp người dùng quản lí, tổng kết báo cáo việc có bao nhiêu khách hàng thực tế tham gia chiến dịch, bao nhiêu khách hàng đăng kí ảo.

Người dùng có thể xuất khẩu toàn bộ khách hàng hoặc xuất khẩu theo trạng thái hoặc theo khoảng thời gian mà khách hàng bắt đầu tham gia chiến dịch.

Các bước thực hiện xuất khẩu khách hàng:

Marketing – Chiến dịch – Nhấn vào tên chiến dịch – Tích chọn trạng thái/nhập khoảng thời gian KH tham gia – Nhấn nút xuất khẩu khách hàng – Chọn định dạng văn bản muốn xuất (PDF,HTML, Excel).

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Bình luận trong dự án

Bình luận trong công việc của dự án là nơi người phụ trách lưu lại những thông tin, những điều lưu ý của công việc, tiến độ công việc, nơi trao đổi giữa người phụ trách công việc và người quản lý

  • Thêm bình luận trong dự án

Cách 1: Nhấn vào tên tiêu đề công việc – Chuyển trạng thái công việc màn hình chuyển trạng thái hiển thị – Điền bình luận – Lưu

Cách 2: Nhấn vào tên tiêu đề công việc – Bình luận – Khi đó con trỏ chuyển sẽ tự động nhảy vào ô bình luận, điền bình luận – Lưu

Cách 3: Nhấn vào tên tiêu đề công việc –  –  Điền bình luận – Lưu

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Trạng thái công việc trong dự án

Trạng thái công việc trong dự án giúp cho người quản lý, người phụ trách công việc kiểm soát được tiến độ công việc của bản thân, và những người xung quanh, tra cứu những công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành… để có thực hiện công việc.

Để thiết lập hiển thị trạng thái công việc trong dự án, người dùng vào dự án – Thiết lập – Trạng thái công việc

  • Thay đổi trạng thái công việc 

Nhấn vào tên tiêu đề công việc – Chuyển trạng thái – Chọn trạng thái – Thực hiện.

Lưu ý: Khi chuyển trạng thái đã giải quyết hoặc đã hoàn thành tiến độ hoàn thành công việc mặc định là 100%

Khi đã chuyển trạng thái đã hoàn thành thì sẽ không chuyển được trạng thái nữa.

  • Cập nhật tiến độ hoàn thành khi chuyển trạng thái

Khi chuyển trạng thái cần phải cập nhật tiến độ hoàn thành công việc để người quản lý có thể theo dõi, người dùng nhấn  – Cập nhật tiến độ hoàn thành – Điền % hoàn thành công việc – Lưu

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Mẫu SMS

Mẫu sms là mẫu mà người dùng tạo sẵn nội dung để gửi tin nhắn cho  khách hàng . Khi thực hiện chiến dịch hay gửi tin nhắn CSKH thay vì việc người dùng phải ngồi soạn lại từng tin nhắn gửi cho từng khách hàng thì bạn chỉ cần tích chọn khách hàng cần gửi tin nhắn và chọn mẫu tin nhắn để gửi đi .

Các bước thực hiện:

Marketing – Mẫu sms – Thêm mới – Nhập tên mẫu – Nhập nội dung – Lưu.

Trên phần mềm có những trường trộn để người dùng lựa chọn cho phù hợp với mục đích gửi sms của người dùng:

  • Trường trộn “Tên khách hàng”, “Ghi chú Khách hàng” : sẽ lấy ra tên khách hàng khi sms chọn mẫu sms đó gửi cho khách hàng.
  • Trường trộn “Người liên hệ”, “Chức vụ” : sẽ lấy ra tên và chức vụ của người liên hệ khi chọn mẫu sms đó để gửi cho liên hệ.

Tại màn hình danh sách mẫu sms, để tìm kiếm một mẫu sms người dùng chỉ cần thực hiện các bước sau:

Marketing -> Mẫu sms -> Nhập tên mẫu -> Nhấn nút tìm kiếm.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Công việc phụ

Công việc phụ là những công việc phát sinh trong công việc chính, thường là những công việc do người đánh giá mức độ hoàn thành công việc tạo ra nhằm sửa đổi, khắc phục những lỗi chưa hoàn thiện của công việc chính.

  • Thêm mới công việc phụ

Nhấn vào tên tiêu đề công việc –  – Thêm công việc phụ – Màn hình thêm công việc phụ hiển thị tương tự như thêm công việc trong dự án – Nhấn lưu

Lưu ý: Công việc phụ khi thêm mới sẽ được hiển thị ở màn hình danh sách công việc cùng công việc chính. Công việc chính có chữ màu xanh dương, công việc phụ có màu xanh lá.

  • Sửa/ xóa công việc phụ

Sửa/ xóa công việc phụ tương tự như sửa/ xóa công việc trong dự án.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Công việc trong dự án

Công việc trong dự án là là công việc được chia đến mức nhỏ nhất, mỗi công việc chỉ được đảm đương bởi một người.

1.Thêm mới công việc trong dự án

Thêm – Màn hình thêm mới công việc hiển thị, điền các trường bắt buộc ( *) – Lưu

Lưu ý: Hạn hoàn thành của công việc sẽ được so sánh với ngày bắt đầu và kết thúc của giai đoạn.

Công việc khi thêm mới chưa chọn người phụ trách thì mọi người đều có thể nhận công việc đó để thực hiện. Nếu đã có người nhận công việc  thì người khác sẽ không nhận được nữa.

2.Sửa công việc trong dự án

Nhấn vào tên tiêu đề của công việc – Sửa – Sửa thông tin của công việc trong dự án – Lưu

Hoặc nhấn vào dòng tương ứng với công việc cần sửa – Sửa ( cuối bảng danh sách công việc ) – Sửa thông tin của công việc trong dự án – Lưu

3.Xóa công việc trong dự án

Nhấn vào tên tiêu đề của công việc –  – Xóa – Màn hình xóa công việc hiển thị nhấn xóa, có thể xóa tất cả công việc phụ  của công việc đã chọn hoặc không xóa. Nếu không xóa công việc phụ khi xóa công việc chính thì công việc phụ sẽ tự động chuyển thành công việc chính.

Hoặc nhấn vào dòng tương ứng với công việc cần xóa – Xóa ( cuối bảng danh sách công việc  ) – Nhấn vào xóa để xóa công việc trong dự án

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Mẫu email

Mẫu email đó là một email mà người dùng đã soạn thảo sẵn để gửi cho khách hàng và nó có thể được chọn sử dụng nhiều lần. Việc tạo ra sẵn một mẫu email sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian rất nhiều trong việc gửi email cho nhiều khách hàng với cùng nội dung tại cùng một thời điểm.

Để tạo mẫu email người dùng chỉ cần thực hiện các bước sau:

Marketing – Mẫu email – Thêm mới – Nhập tiêu đề mail – Nhập nội dung mail – Lưu.

Trong nội dung email người dùng có thể nhấn chọn các trường trộn khác nhau để phù hợp với nội dung email của mình:

  • Trường trộn “Tên khách hàng”: chỉ lấy được tên khách hàng khi người dùng sử dụng mail đó gửi cho khách hàng.
  • Trường trộn “Chức vụ”, “Tên liên hệ”: chỉ lấy ra được khi sử dụng mẫu email đó để gửi cho liên hệ của khách hàng .
  • Trường trộn “Tên NCC” : chỉ lấy được khi sử dụng mẫu email đó để gửi cho nhà cung cấp.
  • Trường trộn “Tên”, “Địa chỉ”, ” Sinh nhât” trong mục chọn trường mailchimp chỉ lấy ra được khi gửi mẫu email đó cho những khách hàng có sử dụng mailchimp.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

 

 

Ý nghĩa các con số trong chiến dịch

Ngân sách chiến dịch: Là số tiền mà người dùng dự định bỏ ra để đầu tư thực hiện chiến dịch.

Doanh thu kì vọng chiến dịch: Là số tiền lợi nhuận mong muốn được thu về mà người dùng đặt ra sau khi chiến dịch kết thúc.

Chi phí chiến dịch : Là số tiền thực tế khách hàng phải bỏ ra để đầu tư vào chiến dịch trong suốt thời gian thực hiện chiến dịch đó.

Doanh thu chiến dịch: Là số tiền lợi nhuận thực tế mà người dùng thu được khi đã trừ đi các khoản chi sau khi chiến dịch kết thúc.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ