Category: CrmViet On Premise

Thêm mới hay nhập khẩu vị trí địa lý giúp người dùng có thể tùy chọn vị trí địa lý cho khách hàng khi thêm mới.

1. Thêm mới vị trí địa lý

1.1 Thêm mới vị trí địa lý trực tiếp trên hệ thống

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Vị trí địa lý

 

– Bước 2: Tại màn hình Danh sách vị trí địa lý > Thêm mới

– Bước 3: Popup Thêm mới vị trí địa lý hiển thị: Chọn cấp vị trí địa lý, trực thuộc, tên vị trí địa lý, mã vùng, mô tả > Lưu

Ví dụ:

• Thêm mới vị trí địa lý Quốc gia:

• Thêm mới vị trí địa lý Tỉnh/Thành phố:

• Thêm mới vị trí địa lý Quận/Huyện:

• Thêm mới vị trí địa lý Phường/Xã:

1.2 Nhập khẩu vị trí địa lý

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Vị trí địa lý

 

– Bước 2: Tại màn hình Danh sách vị trí địa lý > Chọn Nhập khẩu vị trí địa lý

– Bước 3: Tại màn hình nhập khẩu vị trí địa lý hiển thị > Chọn Lấy mẫu nhập khẩu để nhập khẩu theo mẫu

 

Bước 4: Mở file mẫu nhập khẩu vừa tải xuống > tại file nhập khẩu, hệ thống đã nhập sẵn một số vị trí địa lý để người dùng làm theo mẫu:

– Bước 5: Sau khi chỉnh sửa file nhập khẩu vị trí địa lý xong, người dùng quay trở lại phần mềm > Chọn tệp > chọn file vừa nhập > Chọn Nhập khẩu dữ liệu

 

Thông báo nhập khẩu dữ liệu thành công. Tại đây, sẽ hiển thị cấp vị trí địa lý Quốc gia. Các tỉnh/thành phố, quận/ huyện, phường/xã đã nhập khẩu lên sẽ hiển thị khi người dùng tìm kiếm, tra cứu

2. Sửa vị trí địa lý

– Bước 1: Tại màn hình danh sách vị trí địa lý > chọn biểu tượng sửa Sửa

• Để chọn tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã chỉnh sửa, người dùng tra cứu tại các trường bên trái màn hình vị trí địa lý > Tìm kiếm

– Bước 2: Thay đổi thông tin > Cập nhật

3. Xóa vị trí địa lý

– Bước 1: Tại màn hình danh sách vị trí địa lý > Chọn biểu tượng x

– Bước 2: Popup xác nhận xóa vị trí địa lý hiển thị > chọn Xóa

4. Tra cứu vị trí địa lý

• Tại màn vị trí địa lý => Người dùng tùy chọn quốc gia, tỉnh/thành, quận/huyện, phường/xã muốn tìm kiếm > Tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Trạng thái sử dụng hàng hóa để đánh giá hiện trạng sử dụng hàng hóa trong hợp đồng của khách hàng tốt, hay kém,… Trạng thái này người dùng tự thiết lập.

1. Thêm mới trạng thái sử dụng hàng hóa

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Trạng thái sử dụng hàng hóa

– Bước 2: Màn hình trạng thái sử dụng hàng hóa hiển thị > chọn Thêm mới

– Bước 3: Tại màn hình Thêm mới trạng thái sử dụng hàng hóa, người dùng nhập các thông tin Trạng thái (bắt buộc), mô tả > Lưu

2. Sửa trạng thái sử dụng hàng hóa

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Trạng thái sử dụng hàng hóa

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Trạng thái sử dụng hàng hóa > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 3: Người dùng thay đổi những thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa trạng thái sử dụng hàng hóa

– Bước 1: Tại màn hình Sửa loại hợp đồng > chọn Xóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa hay không, chọn Xóa để xác nhận, chọn Không để hủy hành động xóa

4. Tra cứu trạng thái sử dụng hàng hóa

Tại màn hình danh sách trạng thái sử dụng hàng hóa, người dùng nhập từ khóa theo tên trạng thái hoặc mô tả để tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Trạng thái duyệt là thứ tự từng bước người dùng thiết lập và phân quyền cho người dùng. Ai được phân quyền mới được phép vào duyệt trạng thái đó. Trạng thái duyệt được coi giống như một chữ ký, xác nhận rằng phiếu nhập, phiếu xuất hay hợp đồng bán ra đó đã được duyệt ký đến bước nào.

1. Thêm mới trạng thái duyệt

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Trạng thái duyệt

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Trạng thái duyệt > chọn Thêm mới

– Bước 3: Nhập tên trạng thái duyệt, tùy chọn trạng thái duyệt cho hợp đồng bán ra/phiếu nhập/phiếu xuất > Lưu

2. Thay đổi thứ tự các bước trạng thái duyệt

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Trạng thái duyệt > chọn Thay thứ tự các bước

– Bước 2: Màn hình Thay thứ tự các bước hiển thị, người dùng tùy chỉnh các bước trạng thái duyệt theo mong muốn > Cập nhật

3. Cấp quyền trạng thái duyệt

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Trạng thái duyệt > chọn biểu tượng Cấp quyền tại trạng thái duyệt đang muốn phân quyền cho nhân viên

– Bước 2: Tại màn Chi tiết quyền duyệt, tích chọn nhân viên được quyền duyệt bước duyệt đó > Cấp quyền để lưu lại thiết lập

4. Sửa trạng thái duyệt

– Bước 1: Tại màn hình danh sách Trạng thái duyệt > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 2: Thay đổi các thông tin cần thay đổi > Cập nhật để lưu lại

5. Xóa trạng thái duyệt

– Tại màn hình danh sách trạng thái duyệt > chọn biểu tượng Xóa.

– Hiển thị thông báo đã xóa thành công, và yêu cầu người dùng thiết lập lại thứ tự các bước duyệt

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Loại giao dịch là các đầu công việc người quản lý setup cho sales như gọi điện, gặp mặt,… Tùy thuộc vào quy trình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp sẽ có các loại giao dịch khác nhau. 

1. Thêm mới loại giao dịch

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại giao dịch

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Loại giao dịch > chọn Thêm mới

– Bước 3: Nhập thông tin Loại giao dịch > Lưu

Tích “Hiện lịch trang chủ” nếu muốn giao dịch thuộc loại công việc này hiển thị ở lịch công việc

2. Sửa loại giao dịch

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Loại giao dịch

– Bước 2: Tại màn hình danh sách Loại giao dịch > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 3: Người dùng thay đổi những thông tin cần thiết > Cập nhật để lưu thay đổi

3. Xóa loại giao dịch

– Bước 1: Tại màn Sửa loại giao dịch > chọn Xóa

– Bước 2: Màn hình hiển thị popup để xác nhận xóa hay không, chọn Xóa để xác nhận, chọn Không để hủy hành động xóa

4. Tìm kiếm loại giao dịch

Tại màn hình danh sách loại giao dịch, người dùng nhập từ khóa theo tên loại igao dịch hoặc mô tả để tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ. 

Người dùng có thể thiết lập nhiều nhóm khách hàng trong Loại khách hàng để phục vụ cho mục đích sử dụng. 

1. Thêm mới Nhóm khách hàng

– Bước 1: Tại thanh menu chính, người dùng click bánh răng cài đặt > chọn Nhóm khách hàng

– Bước 2 : Tại màn hình danh sách Nhóm Khách hàng > chọn Thêm mới

– Bước 3 : Tại cửa sổ thêm mới Nhóm Khách hàng, người dùng điền đủ các trường theo thông tin cần thiết, trong đó các trường bắt buộc gồm Nhóm khách hàng,  Loại khách hàng > Lưu

 

 

Lưu ý: Khi người dùng nhập Điểm trong Nhóm khách hàng khi thêm mới, thì hệ thống sẽ tự động cập nhật điểm cho khách hàng này. Xem thêm Thiết lập điểm tiềm năng

2. Chỉnh sửa Nhóm khách hàng

– Bước 1 : Tại màn hình danh sách Nhóm khách hàng > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 2 : Tại màn hình chỉnh sửa Nhóm khách hàng, người dùng thay đổi thông tin nhóm > Cập nhật

3. Xóa Nhóm khách hàng

– Bước 1 : Tại màn hình danh sách Nhóm khách hàng > chọn biểu tượng Sửa

– Bước 2 : Tại màn hình chỉnh sửa Nhóm khách hàng > chọn Xóa

– Bước 3: Trong Pop-up Xác nhận xóa, người dùng chọn Xóa khách hàng hoặc Không xóa khách hàng để xóa nhóm khách hàng

 

 

• Người dùng chọn Xóa khách hàng: Khi chọn button này, tất cả khách hàng mà người dùng đã xếp vào nhóm này sẽ được xóa đi cùng với Nhóm khách hàng đã chọn xóa
• Người dùng chọn Không xóa khách hàng: Khi chọn button này, tất cả khách hàng mà người dùng đã xếp vào nhóm này sẽ được giữ lại, chỉ có Nhóm khách hàng được xóa đi

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lịch công việc là module cho phép người dùng nhìn nhanh được trong 1 tháng, 1 tuần hay 1 ngày nhân viên phải thực hiện bao nhiêu giao dịch với khách hàng/công việc trong dự án.

Lịch công việc hiển thị giao dịch/công việc ở tất cả các trạng thái.

Để xem lịch công việc, người dùng thao tác: Quản trị => Lịch công việc

Người dùng có thể tùy chọn hiển thị Lịch công việc theo Giao dịch với khách hàng hoặc Công việc trong dự án:

 

Lưu ý: Để hiển thị lịch công việc theo giao dịch, người dùng cần thiết lập hiển thị Loại giao dịch. Để thiết lập hiển thị Loại giao dịch, người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Cài đặt => Loại giao dịch

Bước 2: Màn chi tiết Loại giao dịch hiển thị, tích vào loại giao dịch muốn hiển thị trên lịch công việc.

 

Lịch công việc theo giao dịch/công việc có thể hiển thị theo Lịch hoặc theo List.

• Giao diện lịch công việc theo “Lịch”, người dùng tùy chọn phòng ban, nhân viên, giao dịch/công việc, thời gian để hiển thị:

• Giao diện lịch công việc theo “List”, người dùng tùy chọn phòng ban, nhân viên, giao dịch/công việc => bấm chọn “List” để hiển thị:

Người dùng có thể click chọn tháng trước để xem lại khối lượng công việc tháng trước  của nhân viên, hoặc lick chọn tháng sau để xem khối lượng công việc trong tháng tới của nhân viên. Bấm “Today” để xem công việc tháng này của nhân viên.

 

Để xem nhanh chi tiết lịch công việc của 1 giao dịch/công việc => người dùng click vào giao dịch/công việc cần xem:

Popup chi tiết lịch công việc hiển thị:

Biểu đồ thanh toán nhân viên là biểu đồ được hiển thị ở màn hình trang chủ, tại biểu đồ này người dùng có thể thấy được tổng doanh thu hoặc thanh toán từ những hợp đồng có tính toán công nợ của mỗi nhân viên, theo các mốc thời gian 7 ngày, 30 ngày, 90 ngày trở về trước hoặc tính trong tháng hiện tại.

Người dùng có thể tùy chỉnh hiển thị biểu đồ thanh toán nhân viên theo doanh thu hoặc theo thanh toán.

• Biểu đồ thanh toán được tính trên thanh toán đã xác nhận của hợp đồng bán ra của nhân viên trong khoảng thời gian được chọn. Thanh toán hợp đồng có thể bằng phiếu thu hoặc chuyển khoản.

• Biểu đồ doanh thu được tính trên doanh thu hợp đồng ở trạng thái có tính toán công nợ của nhân viên trong khoảng thời gian được chọn.

 

Để tùy chỉnh thời gian hiển thị biểu đồ, người dùng bấm vào Select box   => chọn thời gian mong muốn => biểu đồ hiển thị:

Để xem thêm biểu đồ thanh toán hoặc doanh thu của các nhân viên khác, người dùng bấm chọn Next, trở lại bấm chọn Previous.

 

Biểu đồ khách hàng quay lại hiển thị theo số lượng khách hàng/doanh thu hợp đồng, phần trăm của khách hàng quay lại và khách hàng mới trên hệ thống.

Trong đó:

Khách hàng quay lại là khách hàng trước khoảng thời gian tìm kiếm đã có hợp đồng ở trạng thái có tính toán công nợ, và trong khoảng thời gian tìm kiếm có phát sinh hợp đồng ở trạng thái có tính toán công nợ.

Khách hàng mới là khách hàng trong khoảng thời gian tìm kiếm có phát sinh hợp đồng đầu tiên ở trạng thái có tính toán công nợ.

Muốn dashboard hiển thị dữ liệu trong khoảng thời gian mong muốn theo số lượng khách hàng hay doanh thu hợp đồng người dùng nhấn vào biểu tượng , rồi chọn các tiêu chí theo mong muốn => Bấm OK

• Kết quả hiển thị:

Biểu đồ phân loại ticket hiển thị các loại ticket đang sử dụng, và chiếm số lượng, phần trăm là bao nhiêu trên hệ thống.  

Muốn dashboard hiển thị dữ liệu theo khoảng thời gian mong muốn người dùng nhấn vào biểu tượng  – Chọn khoảng thời gian mong muốn.

Để hiển thị phân loại ticket, người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Thêm loại ticket

Bước 2: Vào Hỗ trợ => Ticket => Thêm mới ticket

Bước 3: Quay lại màn hình trang chủ, phần trăm và số lượng loại ticket của loại “cài đặt phần mềm” thay đổi.

Trong đó, phần trăm và số lượng loại ticket được tính theo tất cả các trạng thái ticket.

 

Biểu đồ tiềm năng – khách hàng theo nguồn gốc hiển thị tiềm năng/khách hàng trên hệ thống có nguồn gốc từ đâu, chiếm bao nhiêu phần trăm. 

• Muốn biểu đồ hiển thị dữ liệu tiềm năng hay khách hàng theo nguồn gốc, thời gian mong muốn người dùng nhấn vào biểu tượng .

Trong đó:

Tiềm năng: Là khách hàng chưa phát sinh giao dịch, báo giá, cơ hội, đơn hàng, hợp đồng.

Khách hàng: Là khách hàng đã phát sinh cơ hội, giao dịch, báo giá, đơn hàng, hợp đồng.

Một hợp đồng có thể chia nhỏ thành nhiều đợt thanh toán. Tính năng nhắc tiến độ thanh toán ở phần Công nợ ngoài màn hình trang chủ giúp người dùng có thể biết được tiến độ thanh toán của những hợp đồng sắp tới hạn cần phải thanh toán.

Trong đó:

– Thanh toán thực tế: Là tổng số tiền các khách hàng đã thanh toán trong đợt tiến độ thanh toán này.

– Phải thanh toán: Là tổng số tiền các khách hàng phải thanh toán trong đợt tiến độ thanh toán này.

Lưu ý: Để hiển thị tiến độ thanh toán ngoài màn hình dashboard, người dùng cần thiết lập nhắc tiến độ thanh toán tại “Tham số hệ thống”.

Ví dụ: Khách hàng A, có mã hợp đồng HD1 có giá trị hợp đồng là 50 triệu, với 2 tiến độ thanh toán:

• Thanh toán đợt 1 ngày 04/07/2020 với 50% giá trị hợp đồng
• Thanh toán đợt 2 ngày 04/08/2020 với 50% giá trị hợp đồng

Tính năng nhắc tiến độ thanh toán sẽ nhắc trước những tiến độ sắp tới hạn thanh toán.

Thao tác để hiển thị tiến độ thanh toán ngoài màn hình dashboard như sau:

Bước 1: Thiết lập nhắc tiến độ thanh toán trong tham số hệ thống để trước bao nhiêu ngày tới tiến độ cần thanh toán sẽ hiển thị ở ngoài màn hình dashboard.

Bước 2: Thêm mới hợp đồng chưa thanh toán:

 

Bước 3: Thêm tiến độ thanh toán vào hợp đồng:

Bước 4: Quay lại màn hình trang chủ, hiển thị nhắc tiến độ thanh toán đợt 1 của mã hợp đồng HD1. (Do tiến độ thanh toán đang nhắc trước 7 ngày)

Bước 5: Click vào “Tiến độ thanh toán” màn chi tiết những tiến độ sắp tới hạn cần thanh toán hiển thị:

Khi khách hàng làm hợp đồng, có nhiều khách hàng chưa thanh toán hết tiền, tính năng nhắc công nợ khách hàng ở ngoài màn hình dashboard giúp nhân viên biết được nhanh những hợp đồng đang còn nợ.

Trong đó:
– Nợ: Là tổng tiền nợ của khách hàng trong hợp đồng bán ra
– Giá trị HĐ: Tổng giá trị các hợp đồng trong hợp đồng bán ra

Lưu ý: Để hiển thị công nợ ngoài màn hình dashboard, hợp đồng cần ở trạng thái có tính toán công nợ.

Ví dụ: Khách hàng A, có mã hợp đồng là HD1, với tổng giá trị hợp đồng là 50 triệu đồng, tuy nhiên khách hàng chưa thanh toán. Tính năng nhắc công nợ sẽ hiển thị ở công nợ ngoài màn hình dashboard, và sẽ hiển thị cho tới khi khách hàng thanh toán hết tiền trong hợp đồng.

Thao tác để hiển thị công nợ ngoài màn hình dashboard như sau:

Bước 1: Thêm mới hợp đồng và khách hàng chưa thanh toán:

Bước 2: Quay lại màn hình trang chủ, công nợ khách hàng hiển thị:

Bước 3: Bấm vào Công nợ, màn hình chi tiết công nợ khách hàng hiển thị. Tại đây sẽ hiển thị tất cả những khách hàng đang nợ với số hợp đồng và số tiền hiện tại khách hàng đang nợ.

Để hợp đồng hết nợ, khách hàng cần thanh toán hết số tiền trong hợp đồng.

Lưu ý: Đối với cách hợp đồng có thanh toán > giá trị hợp đồng, thì sẽ gây ra chênh lệch số nợ trong danh sách hợp đồng và màn hình dashboard