Ý nghĩa của hợp đồng

Hợp đồng: Là module giúp người dùng lưu trữ thông tin khách hàng, danh sách, số lượng hàng hóa, giá cả của hàng hóa mà khách hàng mua theo những thông tin đã được lưu trữ trước từ module báo giá, cơ hội, đơn hàng . Hợp đồng có thể được sinh ra từ báo giá, cơ hội, đơn hàng hoặc cũng có thể được thêm mới trực tiếp luôn trong module hợp đồng.

Hợp đồng sẽ tính toán công nợ cho khách hàng, nếu trạng thái của hợp đồng có tính toán công nợ, tính doanh thu cho nhân viên, hoa hồng cho nhân viên.

Các báo cáo bán hàng đều liên quan đến hợp đồng.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Số lượng đặt trong đơn hàng

Đơn hàng thường được dùng cho các đơn vị bán lẻ, không tính toán công nợ cho khách hàng hoặc đối với các đơn vị lưu lại số lượng đặt hàng hóa của khách hàng. Khi thêm mới đơn hàng bắt buộc có hàng hóa. Số lượng đặt trong đơn hàng có thể đáp ứng được hoặc không. Khi search hàng hóa, sale sẽ biết được số lượng tồn kho và số lượng hàng đã đặt

Ví dụ: Khách hàng A muốn đặt 100 chiếc áo len, người dùng sẽ tạo đơn hàng với hàng hóa là áo len, số lượng đặt là 100. Nhưng trong kho số lượng áo chỉ còn 90, không đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi lại với khách về vấn đề còn 90 áo, nếu khách hàng đồng ý sẽ sinh hợp đồng và xuất 90 áo len cho khách.

 

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Sửa hợp đồng

  • Sửa hợp đồng

Muốn sửa hợp đồng, người dùng thao tác như sau:

Bán hàng – Hợp đồng bán ra – Nhấn vào số hợp đồng tương ứng cần sửa – Sửa – Màn hình sửa hợp đồng hiển thị, người dùng có thể chọn lại liên hệ của khách hàng, không thể thay đổi khách hàng. Sửa các thông tin trong hợp đồng, hàng hóa, số lượng, giá trị hợp đồng – Nhấn cập nhật

Lưu ý: Khi sửa hợp đồng thì cột thanh toán nhanh không hiển thị, người được tính doanh thu cũng không thay đổi.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Trạng thái của đơn hàng

Đơn hàng thường dùng cho các đơn vị bán lẻ, không có tính toán công nợ. Trạng thái của đơn hàng giúp cho người dùng kiểm soát được tình trạng các đơn hàng. CrmViet mặc định sẵn 5 trạng thái đơn hàng: Chưa xác nhận, đã xác nhận, đã giao, đã hủy, trả về.

  • Thay đổi trạng thái đơn hàng

Khi thêm mới đơn hàng, trạng thái của đơn hàng mặc định là chưa xác nhận. Người dùng cần phải thay đổi trạng thái đơn hàng.

Nhấn vào số đơn hàng – next đến trạng thái phù hợp – Thay đổi trạng thái – Xác nhận

Lưu ý: Từ trạng thái đã giao mới chuyển được sang trạng thái trả về.

Khi next thay đổi trạng thái bị nhầm có thể bấm nút hủy để quay về trạng thái trước khi nhấn next.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Sinh hợp đồng từ đơn hàng

Đơn hàng là những hàng hóa mà khách hàng yêu cầu đặt mà đơn vị kinh doanh có thể đáp ứng đủ số lượng hoặc không thể đáp ứng đủ số lượng. Hợp đồng là số hàng hóa đã thống nhất giữa 2 bên người mua hàng và bán hàng. Tính năng sinh hợp đồng từ đơn hàng giúp cho người dùng không cần tạo lại hợp đồng gắn với khách hàng có những hàng hóa giống với đơn hàng, khi nhấn vào sinh hợp đồng trong chi tiết đơn hàng, màn hình thêm mới hợp đồng với những hàng hóa giống hệt đơn hàng sẽ được hiển thị. Người dùng có thể sửa số lượng, thêm, xóa hàng hóa, chọn lại khách hàng.

  • Sinh hợp đồng từ đơn hàng

Bán hàng – Đơn hàng – Nhấn vào mã đơn hàng, màn hình thông tin đơn hàng hiển thị – Nhấn sinh hợp đồng

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

In đơn hàng

Đơn hàng được tạo trên phần mềm, người giao hàng, khách hàng cần phiếu đơn hàng để soát lại các hàng hóa đã đặt, tính năng in đơn hàng giúp người dùng xuất ra được thông tin của khách hàng cùng số lượng hàng hóa.

  • In đơn hàng

Để in đơn hàng, người dùng thao tác như sau:

C1: Bán hàng – Đơn hàng – Nhấn vào hành động in phiếu tương ứng với đơn hàng cần in – Xuất pdf/ Xuất excel / Xuất word

C2: Bán hàng – Đơn hàng – Nhấn vào mã đơn hàng – Màn hình thông tin đơn hàng hiển thị, nhấn in đơn hàng – Xuất pdf/ Xuất excel / Xuất word

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Tab nhà cung cấp trong hợp đồng

Những hàng hóa không nhập sẵn vào kho hay những hàng hóa phát sinh cần mua của nhà cung cấp để thực hiện hợp đồng, người dùng sẽ vào tab nhà cung cấp trong chi tiết hợp đồng để thêm mới. Hợp đồng mua vào sẽ được tính toán trong lãi lỗ hợp đồng

Ví dụ: Một công ty tổ chức sự kiện tổ chức một đám cưới cho khách hàng, những dịch vụ ( hàng hóa ) khách hàng  chọn: trang chí sân khấu. Để trang chí sân khấu, công ty cần mua hoa tươi để trang trí ( hàng hóa phát sinh, hàng hóa không nhập sẵn), khi đó người dùng vào tab nhà cung cấp trong chi tiết hợp đồng để tạo hợp đồng mua vào.

  • Thêm mới hợp đồng mua vào gắn với nhà cung cấp

Nhấn vào số hợp đồng – Các bảng trong chi tiết hợp đồng có tab nhà cung cấp, nhấn nhà cung cấp – Thêm mới – Màn hình thêm mới hợp đồng mua vào hiển thị, chọn nhà cung cấp, chọn hàng hóa – Lưu

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lãi lỗ hợp đồng

Lãi lỗ hợp đồng có thể tính theo nhiều công thức khác nhau, người dùng có thể vào thiết lập quy trình để chọn công thức phù hợp.

 

  • Có thuế:Tổng tiền thanh toán –  (Giá vốn + thuế )* số lượng – Chi phí

Lãi lỗ danh nghĩa = Giá trị hợp đồng – Tổng giá vốn ( đã tính thuế) – Chi phí = 15.000.000 – 12.600.000 – 100.000 = 2.300.000

Lãi lỗ hiện tại = Tổng tiền thanh toán – Tổng giá vốn ( đã tính thuế )- Chi phí = 1.500.000 – 12.600.000- 100.000 = -11.200.000

Tỷ lệ lãi lỗ danh nghĩa = Lãi lỗ danh nghĩa / ( Giá vốn + Chi phí ) * 100% = 2.300.000/ ( 12.600.000 + 100.000 ) * 100%=18 %

Tỷ lệ lãi lỗ hiện tại = Lãi lỗ hiện tại / ( Giá vốn + Chi phí )* 100% = -11.200.000 / ( 12.600.000 + 100.000 )* 100% = -88%

  • Không thuế: Tổng tiền thanh toán – Giá vốn * số lượng – Chi phí

Lãi lỗ danh nghĩa = Giá trị hợp đồng – Tổng giá vốn ( không thuế) – Chi phí = 15.000.000 – 12.000.000 – 100.000 = 2.900.000

Lãi lỗ hiện tại = Tổng tiền thanh toán – Tổng giá vốn ( không thuế )- Chi phí = 1.500.000 – 12.000.000- 100.000 = -10.600.000

Tỷ lệ lãi lỗ danh nghĩa = Lãi lỗ danh nghĩa / ( Giá vốn + Chi phí ) * 100% = 2.900.000/ ( 12.000.000 + 100.000 ) * 100%=24 %

Tỷ lệ lãi lỗ hiện tại = Lãi lỗ hiện tại / ( Giá vốn + Chi phí )* 100% = -10.600.000 / ( 12.000.000 + 100.000 )* 100% = -88%

  • Hợp đồng mua vào = Giá trị HĐ bán ra – Chi phí – Giá trị HĐ mua vào

Lãi lỗ danh nghĩa = Giá trị HĐ bán ra- Chi phí – Giá trị HĐ mua vào = 15.000.000 – 100.000 – 400.000=14.500.000

Lãi lỗ hiện tại = Tổng tiền thanh toán – Chi phí – Giá trị HĐ mua vào = 1.500.000 – 100.000 -400.000 = 1.000.000

Tỷ lệ lãi lỗ danh nghĩa = Lãi lỗ danh nghĩa / Giá trị HĐ mua vào * 100% = 14.500.000/ 15.000.000 * 100%=97 %

Tỷ lệ lãi lỗ hiện tại = Lãi lỗ hiện tại/ Giá trị HĐ mua vào * 100% = 1.000.000/ 15.000.000 * 100% = 7%

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Giá vốn trong hợp đồng

Giá vốn trong hợp đồng là tổng số tiền bỏ ra để mua hàng hóa của các nhà cung cấp. Khi vào trong chi tiết hợp đồng, người dùng sẽ thấy được giá vốn bỏ ra trong hợp đồng đó. Giá vốn trong hợp đồng dùng để tính lãi lỗ trong hợp đồng

  • Phương thức tính giá vốn trong hàng hóa

Để thiết lập phương thức tính giá vốn trong hàng hóa người dùng thao tác như sau:

Cài đặt  – Thiết lập quy trình – Sửa quy trình  – Chọn phương thức tính giá vốn hàng hóa theo phiếu nhập hoặc chu kỳ  – Nhấn lưu

+ Tính theo phiếu nhập:

Tạo phiếu nhập: Kho hàng – Phiếu nhập – Thêm mới – Chọn nhà cung cấp, chọn hàng hóa nhập vào kho, điền giá nhập, trạng thái xác nhận – Lưu

Giá vốn của hàng hóa = Giá nhập của hàng hóa trong phiếu nhập. Nếu tạo nhiều phiếu nhập cho cùng một hàng hóa thì giá vốn của hàng hóa = Giá nhập của hàng hóa của phiếu nhập cuối cùng

+ Tính theo chu kỳ:

Để tính theo chu kỳ của các phiếu nhập trong 1 khoảng thời gian: Kho hàng – Hàng hóa – Tính giá vốn – Từ ngày – Tới ngày – Tính giá vốn.

Ví dụ: Từ ngày 1/12/2017 đến 20/12/2017, công ty có nhập 1 hàng hóa 2 lần. Lần 1, nhập số lượng 10 hàng hóa với giá nhập hàng hóa là 1 triệu/ 1 hàng hóa. Lần 2, nhập số lượng hàng hóa là 20 với giá nhập hàng hóa là 900.000VNĐ/ 1 hàng hóa.  Nếu tính theo chu kỳ từ 1/12/2017 đến 20/12/2017 thì giá vốn = 933.333VNĐ

Giá vốn = ( số lượng lần 1 x giá nhập lần 1  +  số lượng lần 2 x giá nhập lần 2 ) / ( số lượng lần 1 + số lượng lần 2)

  • Giá vốn tính lãi lỗ của hợp đồng

Để thiết lập giá vốn tính lãi lỗ của hợp đồng, người dùng thao tác như sau:

Cài đặt  – Thiết lập quy trình – Sửa quy trình  – Chọn giá vốn hàng hóa hoặc giá nhập hàng hóa – Nhấn lưu

+ Tính theo giá vốn hàng hóa: Giá vốn hàng hòa được tính  phiếu nhập hoặc chu kỳ

+ Tính theo giá nhập hàng hóa:  Giá nhập khi tạo hàng hóa

Tạo hàng hóa: Kho hàng – Hàng hóa – Thêm mới – Điền giá nhập hàng hóa – Lưu

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Ngày trong hợp đồng

Ngày trong hợp đồng đó là những mốc thời gian mà người dùng tạo

  • Ngày bắt đầu : Là ngày tạo hợp đồng hoặc ngày kí kết hợp đồng
  • Ngày kết thúc : Là ngày mà kết thúc hợp đồng, hợp đồng không còn ý nghĩa pháp lý nữa.
  • Ngày hiệu lực : Là ngày hợp đồng có hiệu lực pháp lý, 2 bên ký kết phải chịu trách nhiệm theo các điều khoản ký kết

Tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà ngày bắt đầu có thể trùng với ngày hiệu lực hoặc  ngày hiệu lực có thể sau 30 ngày sau khi kí hợp  đồng.

Lưu ý: Ngày bắt đầu phải nhỏ hơn ngày kết thúc. Ngày bắt đầu thường được để mặc định là ngày tạo hợp đồng, người dùng có thể tùy chỉnh lại ngày bắt đầu.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Xóa hợp đồng

Xóa hợp đồng liên quan đến khách hàng sẽ ảnh hưởng đến công nợ khách hàng và thu chi trong sổ quỹ. Người dùng có thể xóa nhiều hợp đồng cùng lúc hoặc xóa từng hợp đồng

  • Xóa nhiều hợp đồng

Bán hàng – Hợp đồng bán ra – Tích  tương ứng với những hợp đồng cần xóa – Nhấn nút xóa màu đỏ

  • Xóa từng hợp đồng

Nhấn vào số hợp đồng cần xóa – Sửa – Xóa – Màn hình xóa hợp đồng hiển thị, nhấn xóa để xóa hợp đồng đã chọn.

Khi xóa hợp đồng có tính toán công nợ, thì công nợ của khách hàng sẽ giảm. Nếu hợp đồng có thanh toán đã xác nhận, khi xóa hợp đồng, phiếu thanh toán cũng sẽ mất, sổ quỹ sẽ giảm đúng số tiền của phiếu thanh toán.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lọc và tìm kiếm đơn hàng

Người dùng có thể tìm kiếm đơn hàng hoặc tra cứu thông tin hàng hóa có trong đơn hàng do nhân viên là người tạo hoặc nhân viên là người giao hàng, hoặc đơn hàng được người khác chia sẻ, hoặc đơn hàng của cấp dưới

  • Tìm kiếm đơn hàng

Người dùng có thể tìm kiếm đơn hàng theo các tiêu chí sau: Mã đơn hàng, khách hàng (tên khách hàng ), người giao, trạng thái, từ ngày, đến ngày, ghi chú, hình thức thanh toán, người tạo.

Điền 1 hoặc nhiều tiêu chí tìm kiếm, ấn enter hoặc nhấn tìm kiếm, đơn hàng thỏa mãn các tiêu chí sẽ được hiển thị.

  • Tra cứu đơn hàng

Người dùng tra cứu thông tin hàng hóa có trong đơn hàng theo các tiêu chí sau: Mã hàng, tên hàng, mã đơn hàng, khách hàng, từ ngày, đến ngày.

Điền 1 hoặc nhiều tiêu chí tìm kiếm, ấn enter hoặc nhấn tìm kiếm, hàng hóa thỏa mãn các tiêu chí sẽ được hiển thị.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lọc nâng cao

  • Lọc nâng cao

Người dùng có thể tìm kiếm khách hàng của mình theo các tiêu chí sau: Khách hàng ( theo mã khách hàng hoặc tên khách hàng ), Chủ sở hữu, Điện thoại, Email, Tiêu chí lọc: theo hợp đồng hoặc theo giao dịch, từ ngày, tới ngày ( khoảng thời gian thỏa mãn tiêu chí lọc và trạng thái của tiêu chí )

Tiêu chí lọc: theo hợp đồng  người dùng có thể tìm kiếm khách hàng chưa có hợp đồng, hoặc có giá trị hợp đồng trong khoảng, hoặc có số lượng hợp đồng

Tiêu chí lọc: theo giao dịch người dùng có thể tìm kiếm khách hàng chưa có giao dịch, đã có giao dịch hoặc số lượng giao dịch nhỏ hơn …

Lưu ý: Tiêu chí điện thoại có thể điền số điện thoại của liên hệ, nếu số điện thoại  liên hệ đã có trên phần mềm sẽ hiển thị ra thông báo:  Số điện thoại xxx đã tồn tại trong liên hệ của khách hàng xxx/ chủ sở hữu xxx

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Lọc theo nhóm

  • Lọc theo nhóm

Người dùng có thể tìm kiếm khách hàng của mình theo các tiêu chí sau: Từ ngày, Đến ngày ( khoảng thời gian tạo khách hàng ), Địa chỉ văn phòng, Website, Quốc gia, Tỉnh/ Thành phố, Quận / Huyện, Phường/ Xã, lọc theo nhóm khách hàng, lọc theo sinh nhật khách hàng.

Lưu ý: Loại tìm kiếm AND, tích chọn độ tuổi 15 – 25 và vùng miền: miền bắc, những khách hàng thuộc cả 2 nhóm khách hàng trên mới hiển thị ra

Loại tìm kiếm OR, tích chọn độ tuổi 15 -25 và vùng miền: miền bắc thì những khách hàng chỉ thuộc nhóm độ tuổi 12-25, hoặc khách hàng chỉ thuộc nhóm vùng miền miền bắc, hoặc khách hàng thuộc cả 2 nhóm đều hiển thị ra

Loại tìm kiếm NOT, tích chọn độ tuổi 15-25 và vùng miền: miền bắc thì những khách hàng không thuộc nhóm độ tuổi 15-25 hoặc không thuộc vùng miền miền bắc sẽ hiển thị ra

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.