Sửa lỗi hệ thống

Sửa lỗi hệ thống : Sau khi nâng cấp phần mềm, một số thông tin dữ liệu giữa bản cũ và bản mới có thể bị sai lệch nhau thì sửa lỗi hệ thống chính là một chức năng của phần mềm giúp dùng sửa nhanh những lỗi đó.

Các bước thực hiện :

Nhấn vào  -> Nhấn chọn “Sửa lỗi hệ thống” -> Nhấn chọn module cần sửa lỗi.

  • Cập nhật giao dịch : Chuyển tên giao dịch từ dạng html sang dạng text và lưu vào trường text
  • Sửa lỗi null hệ thống: Sửa lỗi dữ liệu trống
  • Sửa số lượng hàng tồn : Dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất hàng hóa để tính lại số lượng hàng tồn kho => Đưa kết quả về mục “Tra cứu hàng tồn”
  • Sửa nợ hiện tại của khách hàng: Dựa vào phiếu thu, phiếu chi , hợp đồng để tính toán lại nợ cho khách hàng.
  • Sửa tiền nợ hợp đồng bán ra : Dựa vào thanh toán hợp đồng bán ra để tính toán lại công nợ cho hợp đồng.
  • Sửa tiền nợ cho hợp đồng mua vào : Dựa vào thanh toán hợp đồng mua vào để tính lại công nợ cho hợp đồng.
  • Sửa tiến độ thanh toán : Dựa vào tiến độ thanh toán mà khách hàng tạo trong mỗi hợp đồng để tính toán.
  • Sửa sổ quỹ tiền mặt: Dựa vào phiếu thu, phiếu chi để tính toán lại số tiền trong sổ quỹ
  • Sửa tài khoản ngân hàng: Dựa vào thu chi ngân hàng, chuyển khoản để tính toán lại số tiền trong tài khoản.
  • Sửa lỗi hình ảnh cho hàng hóa: Cập nhật ảnh hàng hóa cho hàng hóa trong hợp đồng, báo giá, đơn hàng,..
  • Sửa danh sách hàng hóa : Phân lại nhóm khách hàng trong các tab mới, quan tâm, đã kí, tạm ngừng, khác.

Chú ý: Trước khi sửa lỗi hệ thống người dùng cần phải cập nhật hệ thống trước.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

 

Tài liệu trong nhà cung cấp

Tài liệu: Cung cấp những tài liệu có liên quan đến nhà cung cấp, hợp đồng, có thể là ảnh, file excel, word,pdf…

  • Thêm mới tài liệu:

Ở phần chi tiết của nhà cung cấp -> Chọn Tài liệu -> Chọn Tải lên:

Thêm mới tài liệu

Chọn file -> Chọn Lưu để lưu tài liệu hoặc chọn Trở về để không lưu tài liệu

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Giao dịch với nhà cung cấp

Giao dịch với nhà cung cấp: Ghi lại những giao dịch : gọi điện, gặp mặt,gửi thư…của nhân viên với nhà cung cấp, giúp nhân viên dễ dàng quản lý công việc cá nhân và theo dõi tiến trình thực hiện công việc với nhà cung cấp

  • Thêm mới giao dịch

Có 2 cách thêm mới giao dịch:

– Cách 1: Chọn Mua hàng -> Chọn Giao dịch với nhà cung cấp -> Chọn Thêm mới:

Thêm mới giao dịch nhà cung cấp

– Chọn nhà cung cấp có sẵn trong phần mềm hoặc thêm mới nhà cung cấp

– Nếu không giao việc cho người dùng khác thì người phụ trách sẽ là người tạo giao dịch

– Chia sẻ: người dùng khác được chia sẻ có thể xem giao dịch

– Số ngày nhắc việc: tính từ hạn hoàn thành trở về trước và thông báo ở việc cần làm của trang chủ

Chọn Lưu để lưu giao dịch hoặc chọn Trở về để không lưu giao dịch và trở về trang trước

– Cách 2: Thêm mới giao dịch ở chi tiết của một nhà cung cấp cụ thể

  • Sửa nhanh giao dịch

Chọn ở giao dịch muốn sửa -> Sửa các thông tin cần thiết -> Chọn Cập nhật để lưu thông tin thay đổi hoặc chọn Không để trở về trang trước

  • Xóa nhiều giao dịch

Chọn  các giao dịch muốn xóa -> Chọn Xóa. Màn hình thông báo xuất hiện. Chọn Có để xóa giao dịch hoặc Không để không xóa

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Hợp đồng mua vào

Hợp đồng mua vào: Thống kê toàn bộ những hợp đồng mua vào với nhà cung nào, giá trị bao nhiêu, số lượng hàng hóa có trong hợp đồng

  • Thêm mới 

Có 2 cách thêm mới hợp đồng:

 Cách 1: Chọn Mua hàng -> Chọn Hợp đồng mua vào -> Chọn Thêm mới:

– Chọn nhà cung cấp có sẵn trong phần mềm hoặc thêm mới nhà cung cấp. Khi chọn thêm mới nhà cung cấp sau  khi thêm mới hợp đồng, nhà cung cấp mới được thêm vào module nhà cung cấp

– Chọn hàng hóa có sẵn trong phần mềm hoặc thêm mới hàng hóa. Khi chọn thêm mới hàng hóa sau khi thêm mới hợp đồng, hàng hóa mới được thêm vào module hàng hóa

Chọn Lưu để lưu hợp đồng hoặc chọn Trở về để không lưu thông tin và trở về trang trước

Thêm mới hợp đồng mua vào

Cách 2: Thêm mới hợp đồng ở phần chi tiết của nhà cung cấp cụ thể

  • Tra cứu

Phần mềm giúp người dùng tìm kiếm hàng hóa có trong những hợp đồng nào, số lượng, đơn giá , tổng tiền bao nhiêu

Cách thực hiện: Ở trang hợp đồng mua vào -> chọn Tra cứu -> Tra cứu theo một hoặc nhiều tiêu chí: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số hợp đồng, nhà cung cấp, ngày bắt đầu, tới ngày -> Chọn Tìm kiếm

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Thêm mới nhà cung cấp

Nhà cung cấp: lưu giữ thông tin của nơi cung cấp sản phẩm cho khách hàng

Cách thực hiện:

B1: Chọn Mua hàng -> Chọn Nhà cung cấp

B2: Chọn Thêm mới:

Thêm mới nhà cung cấp

Điền các thông tin bắt buộc(* ) và các thông tin cơ bản

Tính năng chia sẻ cho phép người dùng chia sẻ cho các người dùng khác cùng xem

B3: Chọn Lưu để lưu thông tin nhà cung cấp hoặc chọn Trở về để không lưu thông tin nhà cung cấp và trở về trang trước

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

 

Tham số điểm thưởng

Tham số điểm thưởng là thiết lập các tham số điểm thưởng liên quan đến tặng điểm thưởng cho khách hàng khi khách hàng có ký kết hợp đồng và quy đổi điểm thưởng ra tiền mặt để giảm trừ tiền cho khách hàng khi mua hàng : thiết lập tham số điểm thưởng

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Công việc chung

Công việc chung là những giao dịch ( công việc ) được nhân viên khác chia sẻ, hoặc là những công việc của cấp dưới cần phải thực hiện. Những giao dịch ( công việc) đến lịch hẹn khi chưa được hoàn thành sẽ được hiển thị ở công việc chung.

  • Nhắc giao dịch với nhà cung cấp

Trang chủ  – Màn hình công việc nhân viên hiển thị

Ví dụ: Nhân viên A là cấp trên của nhân viên B

Nhân viên B có 1 giao dịch có hạn hoàn thành ngày 25/12/2020 có số ngày nhắc việc là 3, trạng thái chưa thực hiện.

Nhân viên C không cùng phòng ban với nhân viên A, nhân viên C có 1 giao dịch ngày 20/12/2020 trạng thái đang thực hiện và có chia sẻ cho nhân viên A

Như vậy công việc chung của nhân viên A ngày 23/12/2020 sẽ hiển thị tổng là 2

Quá hạn: 1 – Giao dịch 2, còn hạn: 1 – Giao dịch 1. Khi nhấn vào chữ công việc chung sẽ hiển thị ra tất cả công việc.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Hướng dẫn sử dụng Module Báo giá

Báo giá gồm các thông tin cho việc chào bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng trong các cơ hội bán như giá, số lượng và các điều khoản. Báo giá có thể được tạo cho một cơ hội, và được tự động lưu vào dữ liệu của khách hàng trong mục Báo giá.

1. Thêm báo giá:

Cách thực hiện:

B1: Chọn Bán hàng -> Chọn Báo giá

B2: Chọn Thêm mới:

Thêm mới báo giá

  • Chọn khách hàng, chọn liên hệ có trên hệ thống
  • Nhập hàng hóa đã có sẵn trên hệ thống (1) hoặc thêm mới hàng hóa (2) hoặc nhập khẩu hàng hóa
  • Có thể chia sẻ báo giá bằng cách chọn người muốn chia sẻ ở phần chia sẻ

B3: Chọn Lưu để lưu báo giá và chọn Trở về để không lưu báo giá và trở về trang trước

 2. Sửa báo giá: 

Tính năng Sửa báo giá giúp người dùng sửa các thông tin về khách hàng, giá, số lượng hàng hóa trong báo giá

Cách thực hiện:

B1: Chọn Bán hàng -> Chọn Báo giá

B2: Chọn báo giá cần sửa -> Chọn Sửa

Sửa báo giá

Sửa các thông tin báo giá

B3: Chọn Cập nhật để lưu thay đổi hoặc chọn trở về để không lưu thay đổi và trở về màn hình trước

3. Xóa báo giá: 

Báo giá gồm các thông tin về giá, số lượng, thông tin sản phẩm cho việc chào bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Người dùng có thể sửa hoặc xóa các báo giá

Cách thực hiện xóa báo giá:

Chọn Bán hàng -> Chọn Báo giá -> Chọn Báo giá cần xóa -> Chọn Sửa -> Chọn Xóa. Màn hình thông báo xuất hiện. Chọn Có để xóa báo giá

Xóa báo giá

  4. Sao chép báo giá:

Đối với những báo giá giống hoặc gần giống với những báo giá đã có trên phần mềm, tính năng sao chép báo giá cho phép người dùng tạo ra một báo giá mới giống báo giá đã có, giúp tiết kiệm thời gian và công sức

Người dùng có thể sửa, xóa, thêm thông tin khách hàng và thông tin hàng hóa ở báo giá sao chép

Cách thực hiện sao chép báo giá:

Chọn Bán hàng -> Chọn Báo giá -> Chọn báo giá cần sao chép -> Chọn Sao chép, chỉnh sửa các thông tin thay đổi -> Chọn Lưu

Sao chép báo giá

5. In báo giá: 

Sau khi thêm mới báo giá, người dùng muốn in báo giá đó ra để gửi cho khách hàng, người dùng sẽ sử dụng chức năng in báo giá trên phần mềm, có 2 lựa chọn in theo mẫu mà người dùng update lên module mẫu báo cáo của phần mềm hoặc in theo mẫu mà công ty Altalab CRMVIET đã thiết kế sẵn.

Cách thực hiện:

Báo giá -> Chi tiết báo giá -> Nhấn chọn in báo giá/In theo mẫu -> Chọn mẫu -> Chọn chi nhánh(nếu cần) -> Chọn định dạng muốn in pdf/word/excel.

Ngoài ra khách hàng có thể lựa chọn in trực tiếp trên màn hình danh sách báo giá bằng cách nhấn vào  hoặc  và thực hiện các bước tiếp theo như cách hướng dẫn ở trên.

Khi in báo giá theo mẫu, người dùng có thể sử dụng chức năng gửi email để gửi luôn mẫu báo giá đó cho khách hàng bằng cách nhấn vào nút  sau khi đã chọn mẫu báo giá.

Ghi chú:

In : Là in theo mẫu của công ty CRMVIET đã thiết kế.

In theo mẫu: In theo mẫu của người dùng đã tải lên danh mục “Mẫu báo cáo”.

 6. Lọc và tìm kiếm báo giá:

Báo giá gồm các thông tin về giá, số lượng, thông tin sản phẩm cho việc chào bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Giúp người dùng tiết kiệm thời gian, CRMVIET cho phép người dùng lọc và tìm kiếm báo giá qua một hoặc nhiều tiêu chí: báo giá, khách hàng, người tạo, từ ngày, tới ngày

Cách thực hiện lọc và tìm kiếm báo giá:

Người dùng điền một hoặc nhiều tiêu chí ở tiêu chí lọc báo giá -> Chọn Tìm kiếm

Lọc và tìm kiếm báo giá

 7. Tra cứu báo giá:

Tra cứu báo giá : Là chức năng giúp người dùng lọc ra các báo giá có cùng hàng hóa hoặc của cùng khách hàng. Người dùng có thể tra cứu theo một trong các tiêu chí sau : Mã sản phẩm, số báo giá, khách hàng ,hoặc khoảng thời gian tạo báo giá.

Cách thực hiện:

Báo giá -> Nhấn nút tra cứu -> Nhập tiêu chí tra cứu -> Nhấn nút “Tìm kiếm” -> Nhấn nút “Mặc định” để clean đi thông tin vừa nhập tìm kiếm -> Nhấn “Bỏ qua” để trở về màn hình danh sách báo giá.

Tra cứu báo giá

 

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

Sửa label

Sửa label: Là sửa các nhãn hiển thị trên các màn hình của mỗi module,để cho phù hợp với đặc thù tính chất công việc của công ty.

Các bước thực hiện:

Nhấn vào  -> Nhấn chọn sửa label -> Chọn module cần sửa -> Nhập key/value của label muốn sửa -> Nhấn tìm kiếm -> Click vào hành động sửa -> Nhập lại giá trị value -> Nhấn nút cập nhật.


Lưu ý:

  1. Sửa label người dùng có thể sửa trên bất kì máy tính hoặc tài khoản cá nhân nào (nếu có quyền) nhưng sau khi sửa xong cần phải vào máy service của máy chủ tìm đến file Jboss và khởi động lại jboss.
  2. Nếu người dùng muốn đồng nhất tất cả label vừa sửa ở tất cả module trên phần mềm thì khi sửa người dùng phải sửa nó trong cả những module khác có liên quan đến label đó.

Ví dụ: Thay đổi label “Mã số thuế” trong module khách hàng thành “Facebook ID”  thì trong module đơn hàng người dùng cũng cần phải sửa lại label “Mã số thuế” thành “Facebook ID” để 2 bên màn hình đồng nhất nhau.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

 

 

Giao dịch với nhà cung cấp (Công việc )

Giao dịch với nhà cung cấp là những giao dịch mà nhân viên đó được phải thực hiện, nhân viên đó giao cho nhân viên khác hoặc được nhân viên khác chia sẻ, hoặc những giao dịch của cấp dưới, những giao dịch đó đều được gắn với nhà cung cấp. Những giao dịch ( công việc) đến lịch hẹn khi chưa được hoàn thành sẽ được hiển thị ở giao dịch với nhà cung cấp.

  • Nhắc giao dịch với nhà cung cấp

Trang chủ  – Màn hình công việc nhân viên hiển thị

 

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Đặt lịch hẹn

Để giúp nhân viên có thể biết được số lượng công việc cần làm trong tương lai, tính năng Đặt lịch hẹn giao dịch giúp nhân viên biết số lượng giao dịch( công việc) cần thực hiện ở phần việc cần làm của trang chủ.

Số ngày nhắc việc được tính từ hạn hoàn thành trở về trước.

Ví dụ: Hạn hoàn thành của giao dịch là: 20/12/2017. Số ngày nhắc việc: 3

-> Ngày 17/12/2017 hiển thị giao dịch ở việc cần làm

Cách thực hiện:

Chọn Bán hàng -> Chọn Giao dịch với khách hàng -> ở phần Thêm mới giao dịch:

Điền số ngày cần nhắc việc trước vào Số ngày nhắc việc

Đặt lịch hẹn giao dịch

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

Giao việc và chia sẻ giao dịch

CRMVIET cho phép người dùng tạo ra các giao dịch( công việc) cho khách hàng hoặc nhân viên sau đó có thể giao việc hoặc chia sẻ công việc đó cho các nhân viên khác

Giao việc: dùng để tạo giao dịch giao việc cho nhân viên cấp dưới, nếu không chọn giao việc thì mặc định giao việc cho người tạo

Chia sẻ: chỉ có thể xem các giao dịch

Giao việc, chia sẻ: có thể cho 1 người hoặc nhiều người

Cách thực hiện:

Cách 1: Tích  các giao dịch cần chuyển -> Chọn Chuyển giao dịch

Cách 2: Chọn giao dịch cần giao việc hoặc chia sẻ -> Chọn Sửa:

Chia sẻ và giao việc giao dịch

 

  • Phần Người phụ trách: Chọn người sẽ được giao việc
  • Phần Chia sẻ: Chọn người được chia sẻ

Chọn Cập nhật để lưu hoặc chọn Trở về để trở về màn hình trước

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ

 

Thiết lập quy trình

Thiết lập quy trình: Mục đích của tính năng này giúp người dùng thiết lập ra quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng phần mềm , thiết lập những trường hiển thị trong các module sao cho hợp lí phục vụ cho quá trình làm việc của người dùng.

Người dùng muốn thêm mới, sửa, xóa quy trình theo hướng dẫn sau: thiết lập quy trình

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

Việc cần làm

Một ngày nhân viên có hàng chục, hàng trăm việc cần giải quyết. Tính năng nhắc việc cần làm trên trang chủ sẽ giúp nhân viên biết được những công việc đến lịch hẹn cần thực hiện.

Việc cần làm là những giao dịch ( công việc ) mà nhân viên đó cần thực hiện. Những giao dịch ( công việc) đến lịch hẹn khi chưa được hoàn thành sẽ được hiển thị ở việc cần làm

  • Nhắc việc cần làm

Trang chủ – Màn hình công việc nhân viên hiển thị.

Ví dụ: Nhân viên A có 4 giao dịch cần phải làm.

Giao dịch 1 có hạn hoàn thành là ngày 25/12/2017 có số ngày nhắc việc: 3 ngày, trạng thái chưa thực hiện

Giao dịch 2 có hạn hoàn thành là ngày 23/12/2017 có số ngày nhắc việc: 0 ngày, trạng thái đang thực hiện

Giao dịch 3 có hạn hoàn thành là ngày 20/12/2017 trạng thái chưa thực hiện

Giao dịch 4 có hạn hoàn thành là ngày 24/12/2017 có trạng thái đã hoàn thành.

Như vậy việc cần làm của nhân viên A ngày 23/12/2017 sẽ hiển thị tổng là 3

Quá hạn: 1 – Giao dịch 3, còn hạn: 2 – Giao dịch 1, và giao dịch 2. Khi nhấn vào chữ việc cần làm sẽ hiển thị ra công việc cần giải quyết

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Form hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ.

 

Xóa giao dịch

Người dùng có thể xóa các giao dịch( công việc) không cần thiết nữa

Có thể xóa một hoặc nhiều giao dịch cùng một lúc

  • Xóa nhiều giao dịch

Chọn Bán hàng -> Chọn Giao dịch với khách hàng -> Chọn các giao dịch cần xóa -> Chọn Xóa:

Xóa giao dịch

Chọn Xóa để xóa giao dịch hoặc chọn Không để không xóa giao dịch

  • Xóa từng giao dịch

Chọn giao dịch cần xóa -> Chọn Sửa -> Chọn Xóa. Màn hình thông báo xuất hiện:

Chọn Xóa để xóa giao dịch hoặc chọn Không để không xóa giao dịch

Nếu có bất kỳ khó khăn nào anh chị có thể đặt câu hỏi trong mục Forum hoặc gọi 024 7300 4666 để được hỗ trợ